Geautomatiseerde factuurverwerking met ConstruSteel ERP en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in ConstruSteel ERP, hét ERP systeem voor de constructie- en staalbouw in Nederland. De ImageCapture software integreert volledig met de ERP applicatie en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. Daarbij matcht ImageCapture uw inkoopfacturen ook met de proforma in ConstruSteel. U beheert uw gegevens uitsluitend in ConstruSteel. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in ConstruSteel. Het digitale document is vanuit de boeking direct opvraagbaar. Zo automatiseert ImageCapture het volledige boekingsproces van uw facturen, van binnenkomst tot aan betaling!

 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ConstruSteel en ImageCapture op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Vergaande herkenning op factuur-regelniveau
  • Volledige integratie met ConstruSteel ERP
  • Workflow via ConstruSteel werkstroom functionaliteit, status fiattering opvraagbaar vanuit ConstruSteel
  • Automatisch matchen van inkoopfactuur op proforma in ConstruSteel
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

 

Factuurverwerking met ImageCapture

 

 

 

 

Het proces in ImageCapture

 

Factuurverwerking met ConstruSteel -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw ConstruSteel administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Factuurverwerking met ConstruSteel -> identificeren en herkennen

Met behulp van OCR-herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in ConstruSteel, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Factuurverwerking met ConstruSteel -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit ConstruSteel, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals artikelen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking met ConstruSteel -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op proforma’s in ConstruSteel. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van de proforma, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op proforma’s in Construsteel, op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar.

Factuurverwerking met ConstruSteel -> robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkoopgerelateerde facturen. Wanneer deze 100% matchen met de proforma in ConstruSteel, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in ConstruSteel in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking met ConstruSteel -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in ConstruSteel. De gescande documenten zijn opvraagbaar vanuit de boeking.

Fiattering via workflow

Ook op het fiatteringsproces met gebruik van workflow functionaliteit in ConstruSteel sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.

Maakt u naast ConstruSteel nog gebruik van andere administratieve software applicaties?

Scan Sys heeft inmiddels meer dan 60 standaard koppelingen met financieel administratieve systemen. Kijk op onze Koppelingen pagina voor een volledig overzicht!

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten