Het proces in ImageCapture
Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> scannen of inlezen
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Comlogic Handel & Logistiek worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.
Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> identificeren en herkennen
Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Comlogic Handel & Logistiek, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. ImageCapture herkent niet alleen Nederlandse factuurgegevens maar ook de gegevens in twaalf andere talen. Dit aantal wordt continu verder uitgebreid. Factuurgegevens die in XML formaat worden aangeleverd, worden automatisch verwerkt zonder dat hier OCR herkenning voor nodig is.
Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. ImageCapture herkent niet alleen de factuur- kopgegevens maar biedt ook de mogelijkheid van vergaande herkenning op factuurregelniveau (per crediteur instelbaar).
Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> controleren en coderen
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Comlogic Handel & Logistiek, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via het Comlogic Handel & Logistiek XML formaat geëxporteerd kunnen worden.
Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.
Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> controleren en matchen
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gecontroleerd worden op openstaande bestellingen in Comlogic Handel & Logistiek.
Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> boeken en archiveren
Nadat de facturen zijn verwerkt worden de boekingen en de link naar het bijbehorende document ter verwerking aangeboden in Comlogic Handel & Logistiek. Er vindt direct validatie plaats op correcte verwerking, waarbij eventuele foutmeldingen vanuit Comlogic Handel & Logistiek meteen worden opgevangen.
De boeking is hierna raadpleegbaar vanuit Comlogic Handel & Logistiek, al dan niet met de status “geblokkeerd voor betaling”. Op basis van de eerdere koppeling van de factuur aan de inkooporder in ImageCapture, kunnen de inkoop order gerelateerde facturen na import en verwerking direct worden afgeletterd op de openstaande bestelregels.
Het onderliggende document kan vanuit Comlogic Handel & Logistiek opgevraagd worden.
Fiattering via workflow en archief
Organisaties die behoefte hebben aan uitgebreide workflow- en document management functionaliteit, kunnen gebruik maken van de standaard integratiemogelijkheden met M-Files DMS in combinatie met Comlogic Handel & Logistiek.Ook kan de fiattering van uw facturen vanaf medio 2019 volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow, waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de oplossingspagina Workflow & Archief op onze website.
