Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Online Bouw

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Online Bouw. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen in Exact Online Bouw.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met de Exact Online Bouw software en maakt bij het verwerken van de facturen gebruik van alle stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Exact Online Bouw!

Workflow & Fiattering

Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van de Exact Online Bouw workflow voor de fiattering, worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Exact Online Bouw.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand en facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden direct ingelezen in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Exact Online Bouw administratie, waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Exact Online Bouw, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Online Bouw, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals rekeningen, kostenplaatsen en overige gegevens ondersteund die via de Exact Online Bouw koppeling te verwerken zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen gematched worden op openstaande leverbonnen in Exact Online Bouw. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten.

Indien de factuur volledig matcht is het mogelijk om per boeking in Exact Online Bouw aan te geven, of deze geblokkeerd moet worden voor betaling of niet.