Geautomatiseerde factuurverwerking met BluJay LSP Platform

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met BluJay LSP Platform. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, matchen, registreren, archiveren en fiatteren van uw facturen in LSP Platform. ImageCapture integreert volledig met de applicatie van BluJay en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in LSP Platform. Uw charterfacturen worden automatisch gematcht op de in LSP Platform vastgelegde inkoopposities en activiteiten. Eventuele afwijkingen tussen de voorcalculatie en factuur kunnen hierdoor direct worden verwerkt in ImageCapture. De workflow functionaliteit van ImageCapture biedt u de mogelijkheid facturen digitaal te fiatteren. Zo automatiseert ImageCapture for Invoices in koppeling met LSP Platform het volledige verwerkingsproces van uw facturen, van binnenkomst tot aan betaling.

De vrachtbrief die in veel gevallen wordt meegezonden met de charterfactuur kan in ImageCapture separaat verwerkt worden met behulp van de module ImageCapture for Documents. Het document wordt in dit geval als bijlage aan de digitale factuur gekoppeld en daarnaast aan het digitale transportdossier in LSP Platform gelinkt. Meer informatie over de verwerking van uw transportdocumenten vindt u op onze oplossingspagina Vrachtbriefverwerking.

 

De voordelen van factuurverwerking met BluJay LSP Platform en ImageCapture

  • Vergaande herkenning op kop- en regelniveau
  • Matchen op inkoopposities in LSP Platform, verrijking en aanpassing van de boeking
  • Factuur workflow met opbouw van audit trail informatie en digitaal archief
  • Procuratieschema’s instelbaar op basis van crediteur, administratie en diverse andere afhankelijkheden
  • Managementrapportage-mogelijkheden icm digitaal archief
  • Release van registratie naar boeking in LSP Platform na (geautomatiseerde) goedkeuring van factuur
  • Documenten met audit trail informatie direct opvraagbaar vanuit LSP Platform
  • Verwerken van facturen, vrachtdocumenten en aftekenlijsten

 

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

Factuurverwerking met BluJay LSP Platform -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. (Ook UBL- of leveranciersgebonden XML facturen inclusief PDF kunnen op uniforme verwerkt worden in ImageCapture). In deze fase kunt u vrije velden zoals bedrijf en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw BluJay LSP Platform administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig.

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in uw administratie, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Controleren

Factuurverwerking met BluJay LSP Platform -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit LSP Platform, biedt ImageCapture een automatisch matchingsvoorstel aan ter controle en verdere codering. Hierbij worden administratieve velden zoals dossiers en activiteitencodes volledig ondersteund. Bij het matchen kunnen facturen aan meerdere dossiers in LSP Platform worden gekoppeld en bij het verder verbijzonderen op regelniveau kunnen losse boekingsregels direct worden toegevoegd, bijvoorbeeld ten behoeve van de verwerking van nakomende kosten.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen charterfacturen direct gematcht worden op geregistreerde inkoopposities in LSP Platform Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het verwerken van de nacalculatiekosten op de factuur of het boeken van prijsverschillen en overige kosten.

Factuurverwerking met LSP Platform -> Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor charterfacturen; Wanneer deze 100% matchen met de voorcalculatie. kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt.

Registreren

Factuurverwerking met LSP Platform -> boeken en archiveren

Nadat de facturen geautomatiseerd zijn gecontroleerd en waar nodig aangevuld, wordt de registratuur van de factuur automatisch aangemaakt in LSP Platform via de Blujay Electronic Invoicing module. Het onderliggende factuurdocument is als bijlage in LSP Platform direct opvraagbaar vanuit de registratie.

Fiatteren

Fiattering met ImageCapture Workflow en Archief

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in LSP Platform met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in LSP Platform.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit LSP Platform zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in LSP Platform.

Finale boeking

Factuurverwerking met LSP Platform -> BOEKing DOCUMENT MET AUDIT TRAIL

Nadat de facturen elektronisch (geautomatiseerd) zijn gefiatteerd kan de registratuur van de factuur direct in LSP Platform worden omgezet naar een finale boeking. Het gekoppelde document met volledige audit trail van verwerking en fiattering blijft, naast de beschikbaarheid in het ImageCapture archief, direct opvraagbaar vanuit LSP Platform.

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten