Geautomatiseerde factuurverwerking met e2open

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit e2open worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in e2open , waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit e2open, biedt ImageCapture een automatisch matchingsvoorstel aan ter controle en verdere codering. Hierbij worden administratieve velden zoals dossiers en activiteitencodes volledig ondersteund. Bij het matchen kunnen facturen aan meerdere dossiers in e2open worden gekoppeld en bij het verder verbijzonderen op regelniveau kunnen losse boekingsregels direct worden toegevoegd, bijvoorbeeld ten behoeve van de verwerking van nakomende kosten.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen charterfacturen direct gematcht worden op geregistreerde inkoopposities in e2open Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het verwerken van de nacalculatiekosten op de factuur of het boeken van prijsverschillen en overige kosten.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor charterfacturen; Wanneer deze 100% matchen met de voorcalculatie. kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt.

Nadat de facturen geautomatiseerd zijn gecontroleerd en waar nodig aangevuld, wordt de registratuur van de factuur automatisch aangemaakt in e2open.

Het onderliggende factuurdocument is als bijlage in e2open direct opvraagbaar vanuit de registratie.

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in e2open met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in e2open. 

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit e2open zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van de facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in e2open.

Nadat de facturen elektronisch (geautomatiseerd) zijn gefiatteerd kan de registratuur van de factuur direct in e2open worden omgezet naar een finale boeking.

Het gekoppelde document met volledige audit trail van verwerking en fiattering blijft, naast de beschikbaarheid in het ImageCapture archief, direct opvraagbaar vanuit e2open.