Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices met TA Project ER Plus

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen in GroenVision. ImageCapture integreert volledig met de Vision software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in GroenVision! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in GroenVision.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met ER Plus
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen en overige documenten
  • Workflow via ER Plus, status fiattering direct opvraagbaar vanuit ER Plus

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw ER Plus administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is!

Factuurverwerking, identificeren en herkennen

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in ER Plus, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit ER Plus, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals artikelen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking, controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op openstaande ontvangsten in ER Plus. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op inkooporder op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen gelijk zichtbaar.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in ER Plus in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.
Factuurverwerking, boeken en archiveren
Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in ER Plus. De gescande documenten zijn opvraagbaar vanuit de boeking.

Fiattering via workflow

Voor organisaties die inkoopfacturen voorafgaand aan de betaling een goedkeuringsproces laten ondergaan, biedt de inzet van de fiatteringsfunctionaliteit van Er Plus een ideale oplossing. De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzage in de status van fiattering. Facturen hoeven niet meer fysiek te worden gedistribueerd, geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten en de factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben geautoriseerd.

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten