Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices met SAP Business One

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, pakbonnen, orderbevestigingen en projectdossiers in SAP Business One. ImageCapture integreert volledig met SAP Business One en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in SAP Business One! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in SAP Business One.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Volledige integratie met SAP Business One 9.1 en hoger op MS SQL
  • Verwerken van inkoopfacturen en overige documenten
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning en matching op factuur kop- en regelniveau
  • Geen papieren archief meer, documenten zij direct opvraagbaar vanuit SAP Business One
  • Koppelingen met externe workflow en DMS applicaties zoals Glyder Product Suite en M-Files DMS

 

Factuurverwerking met ImageCapture

 

 

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit SAP Business One worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

Factuurverwerking, identificeren en herkennen

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in SAP Business One, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. ImageCapture herkent niet alleen Nederlandse factuurgegevens maar ook de gegevens in twaalf andere talen. Dit aantal wordt continu verder uitgebreid. Factuurgegevens die in XML formaat worden aangeleverd, worden automatisch verwerkt zonder dat hier OCR herkenning voor nodig is.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. ImageCapture herkent niet alleen de factuur- kopgegevens maar biedt ook de mogelijkheid van vergaande herkenning op factuurregelniveau (per crediteur instelbaar).

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit SAP Business One, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via het SAP Business One XML formaat geëxporteerd kunnen worden.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

Factuurverwerking, controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden met openstaande bestellingen en/of ontvangsten in SAP Business One. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Hierbij worden velden zoals artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen automatisch uitgelezen. Eventuele verschillen in aantallen en prijzen van de artikelen worden per factuurregel direct zichtbaar gemaakt.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking, robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in SAP Business One, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Factuurverwerking, boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn verwerkt worden de boekingen en de link naar het bijbehorende document ter verwerking aangeboden in SAP Business One. Er vindt direct validatie plaats op correcte verwerking, waarbij eventuele foutmeldingen vanuit SAP Business One meteen worden opgevangen. De boeking is hierna raadpleegbaar vanuit SAP Business One, al dan niet met de status “geblokkeerd voor betaling”. Het onderliggende document kan vanuit SAP Business One opgevraagd worden.

Fiattering via workflow en archief

Organisaties die behoefte hebben aan uitgebreide workflow- en document management functionaliteit, eventueel in combinatie met purchase-2-pay functionaliteit, kunnen naast de mogelijkheden van fiattering in ImageCapture, ook gebruik maken van de standaard integratiemogelijkheden met Glyder Product Suite of M-Files DMS in combinatie met SAP Business One.

Top