Geautomatiseerde factuurverwerking met SAP Business One

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met SAP Business One. De slimme software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen, pakbonnen, orderbevestigingen en projectdossiers. ImageCapture maakt bij het verwerken van de inkoopfacturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in SAP Business One! Met ImageCapture kun je zowel conceptboekingen als definitieve boekingen aanmaken.

Matching

Inkooporder-gerelateerde facturen worden automatisch gematcht met bestellingen en/of ontvangsten in SAP Business One. Wanneer de factuur volledig matcht met de bestelling, kan deze met behulp van robotfunctionaliteit ook volautomatisch geboekt worden.

Workflow & Fiattering

Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en, bij gebruik van workflow voor de fiattering, worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in SAP Business One. De uitgebreide workflow-functionaliteit zorgt ervoor dat zelfs complexe facturen op correcte wijze afgehandeld kunnen worden. Gebruikers kunnen facturen goed- en afkeuren, delegeren, een vraag stellen of waarnemen bij afwezigheid van een collega. De facturen vind je bovendien snel terug in het digitale archief!

Systeemakkoord

Met de systeemakkoord-functionaliteit wordt het goedkeuringsproces via ImageCapture Workflow dynamisch aangestuurd. Matcht de factuur 100% of binnen de door jouw gekozen grenswaardes, dan kan de factuur automatisch worden goedgekeurd en gedeblokkeerd.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Gegevens uit SAP Business One worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in SAP Business One, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit SAP Business One, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden met openstaande bestellingen en/of ontvangsten. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Hierbij worden velden zoals artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen automatisch uitgelezen.

Eventuele verschillen in aantallen en prijzen van de artikelen worden per factuurregel direct zichtbaar gemaakt. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling, kan de factuur automatisch worden geboekt.

Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeking

Nadat de facturen zijn verwerkt worden de boekingen en de link naar het bijbehorende document ter verwerking aangeboden in SAP Business One. Er vindt direct validatie plaats op correcte verwerking, waarbij eventuele foutmeldingen meteen worden opgevangen.

De boeking is hierna raadpleegbaar vanuit SAP Business One, al dan niet met de status “geblokkeerd voor betaling”. Het onderliggende document kan vanuit SAP Business One opgevraagd worden.

Fiatteren

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.

Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen. De factuur is dan al geboekt in SAP Business One met de status geblokkeerd voor betaling. Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier.

Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit SAP Business One zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture volledig doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in SAP Business One.

De voordelen op een rij

Volledige integratie met SAP Business One

Uniforme verwerking van gescande en digitale facturen in PDF en UBL-formaat

Vergaande verwerking op kop- & regelniveau

Matching op bestellingen en ontvangsten

Fiattering via ImageCapture Workflow

Uitgebreid digitaal archief met optioneel managementrapportage mogelijkheden

Voor SAP Business One bieden wij ook

Documentverwerking

Pakbonverwerking

Inkooporderbevestiging matching

Declaratieverwerking

Verkooporderverwerking