Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices met Proteus IBT

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen en overige documenten zoals pakbonnen, orderbevestigingen en projectdossiers in Proteus IBT. Onze software ImageCapture for Invoices integreert volledig met de Proteus software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Proteus IBT! Door de integratie van ImageCapture met Proteus IBT is periodieke uitwisseling van stamtabellen niet nodig. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van workflow voor de fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Proteus IBT.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met Proteus IBT
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen en overige documenten
  • Workflow via Proteus IBT, status fiattering direct opvraagbaar vanuit Proteus IBT

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen in een automatisch achtergrondproces. In deze fase worden vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum automatisch toegekend. Deze velden halen hun informatie uit uw Proteus IBT administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Factuurverwerking, identificeren en herkennen

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Proteus IBT, waarna de factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geauomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Factuurverwerking, controleren, matchen en archiveren

Wanneer de facturen door ImageCapture ingelezen zijn, worden ze verwerkt in Proteus IBT. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Nadat de facturen in Proteus IBT zijn gecontroleerd en eventueel verder zijn verrijkt, zijn ze digitaal opvraagbaar vanuit de boeking in Proteus IBT. Als aan de facturen een achterliggende inkoopopdracht in Proteus IBT ten grondslag ligt, kunnen de facturen in Proteus IBT verder gematched worden.

Fiattering via workflow

Voor organisaties die inkoopfacturen voor betaling een goedkeuringsproces laten ondergaan, biedt de combinatie van ImageCapture en Proteus IBT een ideale oplossing om de factuur digitaal te fiatteren. De kosten zijn wel volledig geboekt maar de factuur staat geblokkeerd voor betaling. De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering. Facturen hoeven niet meer fysiek te worden gedistribueerd, geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten en de factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben geautoriseerd.

Top