Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Globe en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in Exact Globe. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, verkoopfacturen, verkooporders, pakbonnen, en projectdossiers in Exact Globe en Synergy. ImageCapture integreert volledig met de software van Exact en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Exact. Bij gebruik van workflow voor de fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in het Inkoopdagboek of, bij fiattering via Exact Synergy, in het Inkomend Factuur Register (IFR) van Exact.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Gecertificeerde koppelingen met Exact software, volledige integratie met Exact Globe en Synergy
  • Vergaande herkenning op kop- en regelniveau
  • Wijzigen van crediteur- en debiteurgegevens in ImageCapture
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen, verkooporders en diverse overige documenten
  • Workflow via ImageCapture of via Exact Synergy, status direct opvraagbaar vanuit Exact Globe

 

Factuurverwerking met ImageCapture

 

 

 

Scannen/importeren

Factuurverwerking met Exact Globe -> scannen of importeren

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit uw Exact Globe administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Factuurverwerking met Exact Globe scannen of importeren

 

Herkennen

Factuurverwerking met Exact Globe -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Globe, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan, ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via de Exact SDK te exporteren zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere boekingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking met Exact Globe -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Exact Globe. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, leest de software ook de factuurregels uit. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummer, aantal, omschrijving en bruto/netto prijzen. Hierdoor worden bij het matchen van de inkooporder en de factuur verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen kan de boeking als geblokkeerde post worden aangemaakt, bijvoorbeeld in het Exact Globe Inkomend Factuur Register (IFR), in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

 

Factuurverwerking met Exact Globe herkennen

 

Boeken

Factuurverwerking met Exact Globe -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Exact Globe. De gescande documenten zijn opvraagbaar vanuit de boeking.

Factuurverwerking met Exact Globe

Fiatteren

Fiattering in ImageCapture Web

Nadat ImageCapture de factuur heeft uitgelezen en een automatisch boekingsvoorstel heeft gegenereerd kunt u aangeven door wie u de factuur wilt laten goedkeuren. ImageCapture stuurt een automatisch bericht naar de fiatteurs met de melding dat er facturen klaar staan ter goedkeuring. De aangewezen fiatteur opent zijn ImageCapture Web omgeving waar hij de facturen kan inzien, goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega en eventueel kan voorzien van een opmerking. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt de boeking aangemaakt in uw administratie. Het digitale document wordt automatisch verrijkt met een bijlage pagina waarop de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.

Fiattering via workflow

Ook op het fiatteringsproces met gebruik van het IFR en Exact Synergy sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.

 

Factuurverwerking met Exact Globe boeken IFR

Factuurverwerking met Exact Globe -> robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Exact Globe, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

 

Maakt u naast Exact Globe ook gebruik van andere softwareapplicaties?

Scan Sys heeft meer dan 60 standaard koppelingen beschikbaar met financieel administratieve systemen. Op onze Koppelingen pagina vindt u een overzicht van alle reeds beschikbare koppelingen.

Top