Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices met Exact Financials & Synergy

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, bankafschriften, inkomende post en personeelsdossiers in Exact Financials Enterprise en Synergy Enterprise. ImageCapture integreert volledig met de Exact software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Exact Financials! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Exact Financials.

 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met Exact Financials en Synergy
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen, personeelsdossiers en overige documenten
  • Fiattering met ImageCapture Workflow en archief

 

 

Het proces in ImageCapture

 

Factuurverwerking met Exact Financials -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes, boekingsdata en afdelingen toekennen. Deze velden halen hun informatie uit uw Exact Financials administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is!

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in de bijhorende Exact Financials administratie, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Factuurverwerking met Exact Financials -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Financials, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve variabelen zoals kostenplaatsen, kostendragers, project codes, verplichtingen, activa en multi dimensies volledig ondersteund ondersteund die via de Exact Online web services te exporteren zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Gebruikers van het Inkomend Factuur Register (IFR) voor het digitaal fiatteren van facturen in Exact Synergy, kunnen de factuur ter fiattering geautomatiseerd toewijzen aan de juiste groep van budgethouders.

Factuurverwerking met Exact Financials -> controleren en matchen

Indien u in Exact Financials gebruik maakt van Purchase Management, kunt u ingelezen facturen direct matchen op openstaande bestellingen en ontvangsten van de betreffende crediteur. Bij het gebruik van regelmatching worden prijsverschillen en verschillen op ontvangsten versus gefactureerde aantallen direct zichtbaar.

robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor UBL facturen of facturen van door u geselecteerde crediteuren waarvan facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Factuurverwerking met Exact Financials -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden deze digitaal gearchiveerd in Exact Synergy en worden de boekingen aangemaakt in Exact Financials. De gescande documenten kunnen worden opgevraagd vanuit Exact Financials en Exact Financials Enterprise.

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de pagina Workflow en Archief.

Fiattering overig

Ook op het fiatteringsproces met gebruik van het IFR en Exact Synergy sluit ImageCapture naadloos aan! 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten