Geautomatiseerde factuurverwerking met AFAS Profit & Online en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in AFAS. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, verkoopfacturen, HRM dossiers en overige documenten zoals bankafschriften en inkomende post in AFAS Profit & Online. ImageCapture for Invoices integreert volledig met de AFAS software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in AFAS! Door de integratie van ImageCapture met AFAS Profit en Online is periodieke uitwisseling van stamtabellen niet nodig. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van workflow voor de digitale fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in AFAS met het digitale document als bijlage.

 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met AFAS Profit en AFAS Online
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Matching op inkooporders en ontvangsten
  • Wijzigen en aanmaken van crediteur- en debiteurgegevens in ImageCapture
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen, HRM dossiers en overige documenten
  • Workflow via AFAS Insite, status fiattering direct opvraagbaar vanuit AFAS

 

Factuurverwerking met ImageCapture

 

 

 

Het proces in ImageCapture

 

Factuurverwerking met AFAS -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw AFAS administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig! Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur in AFAS, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen.  Mocht de crediteur of debiteur in de betreffende AFAS omgeving nog niet aanwezig zijn dan kan deze gelijk vanuit ImageCapture worden aangemaakt of bijgewerkt.

Factuurverwerking met AFAS -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit AFAS, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, verbijzonderingsassen en projectcodes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking met AFAS -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkoopfacturen automatisch gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in AFAS. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit (totaalbedrag en ordernummer), maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook op factuurregelniveau. De regels worden o.a. gematcht op artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto- en netto prijzen. Zo worden verschillen van gefactureerde prijzen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het aanpassen van de verwachtte inkoopprijs of door het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking met AFAS -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in AFAS. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in AFAS.

robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in AFAS, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Fiattering via workflow

Ook op het fiatteringsproces in  AFAS Insite sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.

 

Maakt u naast AFAS software nog gebruik van andere applicaties?

Scan Sys heeft inmiddels meer dan 60 standaard koppelingen met financieel administratieve systemen. Kijk op onze Koppelingen pagina voor een volledig overzicht!

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten