Geautomatiseerde factuurverwerking met AFAS Profit & Online en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in AFAS. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, verkoopfacturen, HRM dossiers en overige documenten zoals bankafschriften en inkomende post in AFAS Profit & Online. ImageCapture for Invoices integreert volledig met de AFAS software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in AFAS! Door de integratie van ImageCapture met AFAS Profit en Online is periodieke uitwisseling van stamtabellen niet nodig. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van workflow voor de digitale fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in AFAS met het digitale document als bijlage.

 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met AFAS Profit en AFAS Online
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Matching op inkooporders en ontvangsten
  • Wijzigen en aanmaken van crediteur- en debiteurgegevens in ImageCapture
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen, HRM dossiers en overige documenten
  • Workflow via AFAS Insite, status fiattering direct opvraagbaar vanuit AFAS

 

Factuurverwerking met ImageCapture

 

 

Scannen

Factuurverwerking met AFAS -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw AFAS Profit of Online administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig!

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur in AFAS, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. Mocht de crediteur of debiteur in de betreffende AFAS omgeving nog niet aanwezig zijn dan kan deze gelijk vanuit ImageCapture worden aangemaakt of bijgewerkt.

Factuurverwerking in AFAS scannen of importeren

 

Herkennen

Factuurverwerking met AFAS -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit AFAS, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, , verbijzonderingsassen en project codes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking met AFAS -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in AFAS. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op inkooporder  op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen gelijk zichtbaar.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking in AFAS herkennen

 

 

Boeken

Factuurverwerking met AFAS -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in AFAS. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in AFAS.

Factuurverwerking in AFAS boeken

 

Factuurverwerking met AFAS -> robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in AFAS, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Fiattering via workflow

Ook op het fiatteringsproces in  AFAS Insite sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.

 

Maakt u naast AFAS software nog gebruik van andere applicaties?

Scan Sys heeft inmiddels meer dan 60 standaard koppelingen met financieel administratieve systemen. Kijk op onze Koppelingen pagina voor een volledig overzicht!

Top