Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices en Visma AccountView

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, verkoopfacturen en overige documenten zoals bankafschriften, inkomende post en relatiedocumenten in Accountview. Onze software ImageCapture for Invoices integreert volledig met Accountview en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Accountview! Door de integratie van ImageCapture met Visma Accountview is periodieke uitwisseling van stamtabellen niet nodig. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd bij het aanmaken van boekingen in Accountview.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met AccountView
  • Wijzigen en aanmaken van debiteur- en crediteurgegevens in ImageCapture
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen en overige documenten
  • Koppelingen met diverse accountancy portals en financiële systemen
  • Workflow via ImageCapture Web, Exact Synergy (Enterprise) en Easy Invoice, status fiattering direct opvraagbaar vanuit AccountView

 

Factuurverwerking met ImageCapture

 

Scannen

AccountView scannen

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uwAlure Financieel. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig!

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Accountview, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Mocht de crediteur of debiteur in de betreffende AccountView administratie nog niet aanwezig zijn dan kan deze direct vanuit ImageCapture for Invoices worden aangemaakt.

 

Herkennen

AccountView herkennen 2

 

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Accountview, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projecten ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

 

Boeken

AccountView boeking 2

 

Factuurverwerking, boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd op uw server en worden de boekingen aangemaakt in AccountView. De gescande documenten kunnen geraadpleegd worden vanuit de boeking.

Fiatteren

Fiattering in ImageCapture Web

Nadat ImageCapture de factuur heeft uitgelezen en een automatisch boekingsvoorstel heeft gegenereerd kunt u aangeven door wie u de factuur wilt laten goedkeuren. ImageCapture stuurt een automatisch bericht naar de fiatteurs met de melding dat er facturen klaar staan ter goedkeuring. De aangewezen fiatteur opent zijn ImageCapture Web omgeving waar hij de facturen kan inzien, goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega en eventueel kan voorzien van een opmerking. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt de boeking aangemaakt in uw administratie. Het digitale document wordt automatisch verrijkt met een bijlage pagina waarop de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.

Fiattering via workflow

Naast de ImageCapture Web client is het ook mogelijk de fiattering van uw facturen via Exact Synergy Enterprise of met Easy Invoice te automatiseren. Ook met deze workflow applicaties integreert onze software naadloos!

Factuurverwerking, robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in AccountView, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

 

Top