Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices en Twinfield

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, verkoopfacturen en kasbonnen in Twinfield. ImageCapture for Invoices integreert volledig met Twinfield en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. De stamgegevens worden automatisch gedownload met instelbare frequenties, u beheert uw gegevens dus uitsluitend in Twinfield! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd bij het aanmaken van boekingen en crediteur- of debiteurgegevens in Twinfield.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met Twinfield
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen en overige documenten
  • Koppelingen met diverse accountancy portals en financiële systemen

Scannen/importeren

Factuurverwerking, scannen of importeren

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit uw Twinfield administratie.

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur inTwinfield, waarna de factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geauomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Mocht de crediteur of debiteur in de betreffende Twinfield administratie nog niet aanwezig zijn dan kan deze direct vanuit ImageCapture for Invoices worden aangemaakt of bijgewerkt.

Twinfield scannen of importeren

Herkennen

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Twinfield, biedt Imagecapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen en dimensies ondersteund die via de Twinfield Webservices te exporteren zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden en kunnen grootboekrekeningen of kostenplaatsen via koppelingen met artikel-stambestanden automatisch worden ingevuld.

Twinfield herkennen

 

Boeken

Factuurverwerking, boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Twinfield. De gescande documenten kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking.

Twinfield boeken

Fiatteren

Fiattering in ImageCapture Web

Nadat ImageCapture de factuur heeft uitgelezen en een automatisch boekingsvoorstel heeft gegenereerd kunt u aangeven door wie u de factuur wilt laten goedkeuren. ImageCapture stuurt een automatisch bericht naar de fiatteurs met de melding dat er facturen klaar staan ter goedkeuring. De aangewezen fiatteur opent zijn ImageCapture Web omgeving waar hij de facturen kan inzien, goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega en eventueel kan voorzien van een opmerking. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt de boeking aangemaakt in uw administratie. Het digitale document wordt automatisch verrijkt met een bijlage pagina waarop de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.

Koppelingen met portals

Kantoren die hun cliënten al toegang geven tot ingevoerde mutaties en documenten via een klantenportaal, kunnen de gescande documenten ook ter raadpleging aanbieden. Ideaal, indien wanneer u in uw dienstverlening een stap verder wilt gaan bij het periodiek verstrekken van betaaladvieslijsten. Met ImageCapture for Invoices wordt geautomatiseerde factuurverwerking een aanvulling op de mogelijkheden en diensten die u momenteel uw cliënten al aanbiedt. Met portals als AFAS Outsite, Innolan X-Portal en Pinkweb Dossier Online biedt Scan Sys al standaardkoppelingen aan.

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten