Automatisierten Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture for Invoices und Exact Globe & Synergy

ImageCapture for Invoices ist eine benutzerfreundliche Scan- und Erkennungssoftware für die automatisierte Verarbeitung und Archivierung Ihrer Einkaufsrechnungen, Verkaufsrechnungen, Packzettel, Auftragsbestätigungen und Projektakten in Exact Globe (IFR) und Synergy. ImageCapture integriert sich vollständig in die Exact-Software und nutzt bei der Verarbeitung Ihrer Rechnungen alle Stammdaten und Buchungslogiken Ihrer Administration, ohne dass dazu eine regelmäßige Synchronisation notwendig ist. Sie verwalten dementsprechend Ihre Daten ausschließlich in Exact! Verarbeitete Rechnungen werden direkt validiert, und bei Gebrauch von Workflow für die Bewilligung werden blockierte Buchungen im Eingehenden Rechnungsregister (IFR) von Exact erstellt.

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture in der Übersicht

  • Keine Fehler durch manuelle Buchung
  • Viel schnellere Verarbeitung von Rechnungen
  • Dokumente sind immer digital verfügbar und gehen nicht mehr verloren
  • Kein Papierarchiv mehr
  • Vollständige Integration in Exact Globe und Synergy
  • Weitgehende Erkennung auf Zeilenebene
  • Änderung und Erstellung von Kreditoren- und Debitorendaten in ImageCapture
  • Keine Begrenzung der Anzahl der Dokumentadministration
  • Verarbeitung von Verkaufsrechnungen, Einkaufsrechnungen und verschiedenen sonstigen Dokumenten
  • Workflow über Exact Synergy, Status der Bewilligung in Exact Globe direkt abrufbar

Scannen

Rechnungsverarbeitung, scannen oder einlesen

Rechnungen, die per Post eingehen, werden gescannt, Rechnungen, die per E-Mail, e-Invoicing oder das Portal eingehen, werden eingelesen und stehen bereit für die Verarbeitung in ImageCapture. In dieser Phase können Sie freie Felder wie Administrationskennziffern und Buchungsdatum zuweisen. Diese Felder entnehmen ihre Information direkt aus Ihrer Exact Globe-Administration. wodurch eine regelmäßige Synchronisation von Stammtabellen nicht notwendig ist!

Rechnungsverarbeitung, identifizieren und erkennen

 

Erkennen

Rechnungsverarbeitung, prüfen und codieren

Durch Nutzung aller verfügbaren Stammdaten und Buchungslogiken aus Exact Globe bietet ImageCapture einen automatisierten Buchungsvorschlag zur Prüfung und weiteren Codierung der Rechnung an. Dabei werden alle administrativen Felder wie Artikel, Hauptbuchkonten, Kostenstellen, Kostenträger und Projektcodes unterstützt, die über die Exact SDK zu exportieren sind.

Für Rechnungen, die regelmäßig nach mehreren Buchungszeilen aufgeteilt werden, bietet die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture for Invoices den großen Vorteil der Zeilenerkennung. Hiermit kann eine eingelesene Rechnung direkt als Buchungsvorschlag mit mehreren Codierungszeilen angeboten werden.

Rechnungsverarbeitung, prüfen und abgleichen

Neben der Codierung von Kostenrechnungen können einkaufsbezogene Rechnungen direkt mit offenen Bestellungen und/oder Eingängen in Exact Globe abgeglichen werden. Hierbei liest ImageCapture die Rechnung nicht nur auf Titelebene aus, wobei abgelesene Rechnungsbeträge mit dem Gesamtwert von Eingangszeilen der Einkaufbestellnummer abgeglichen werden, sondern je nach Rechnungslayout auch die Rechnungszeilen! Diese werden nach u.a. Artikelnummern, Mengen, Beschreibungen, Brutto- und Nettopreise abgelesen. Auf Basis davon werden beim Abgleichen mit der Einkaufsbestellung auf Zeilenebene Differenzen fakturierter Mengen und Einkaufspreise direkt sichtbar.

Bei Abweichungen können administrative Korrekturen ausgeführt werden wie die Änderung der erwarteten Einkaufspreise oder die Buchung von Preisdifferenzen und Frachtkosten. Bei großen Differenzen kann die Buchung als blockierter Posten angelegt werden, beispiesweise im Eingangsregister von Exact Globe (IFR), in Erwartung des Eingangs und Verarbeitung einer Gutschrift.

 

 Rechnungsverarbeitung, prüfen und abgleichen

 

Buchen

Rechnungsverarbeitung buchen und archivieren

Nachdem die Rechnungen geprüft und ergänzt wurden, werden sie digital archiviert und die Buchungen in Exact Globe erstellt. Die gescannten Dokumente sind aus dem Buchungssystem heraus abrufbar.

Bewilligung über Workflow

Auch mit dem Bewilligungsverfahren und Nutzung von IFR und Exact Synergy ist ImageCapture problemlos anwendbar! Die Kreditorenadministration hat jederzeit Einsicht in den Status der Bewilligung, Rechnungen brauchen nicht mehr physisch zugestellt zu werden und gebuchte Kosten sind direkt in Ihren Übersichten sichtbar. Die Rechnung wird erst zur Bezahlung freigegeben, wenn alle Budgethalter die Rechnung bewilligt haben.

 

Bewilligung über Workflow

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