Automatisierte Rechnungsverarbeitung, ImageCapture for Invoices mit TA Project Exact Online

ImageCapture for Invoices ist eine benutzerfreundliche Scan- und Erkennungssoftware für die automatisierte Verarbeitung und Archivierung Ihrer Einkaufsrechnungen, Verkaufsrechnungen und Kassenbelege. ImageCapture integriert sich vollständig in Exact Online und nutzt bei der Verarbeitung Ihrer Rechnungen alle Stammdaten und Buchungslogiken Ihrer Administration. Die Stammdaten werden automatisch mit einstellbaren Frequenzen heruntergeladen. Sie verwalten dementsprechend Ihre Daten ausschließlich in Exact Online! Verarbeitete Rechnungen werden direkt bei der Erstellung von Buchungen und Kreditoren- oder Debitorendaten in Exact Online validiert.

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture in der Übersicht

  • Keine Fehler durch manuelle Buchung
  • Viel schnellere Verarbeitung von Rechnungen
  • Dokumente sind immer digital verfügbar und gehen nicht mehr verloren
  • Kein Papierarchiv mehr
  • Vollständige Integration in Exact Online
  • Weitgehende Erkennung auf Zeilenebene
  • Änderung und Erstellung von Kreditoren- und Debitorendaten in ImageCapture
  • Keine Begrenzung der Anzahl der Dokumentadministration
  • Verarbeitung von Verkaufsrechnungen, Einkaufsrechnungen und verschiedenen sonstigen Dokumenten
  • Digitale Bewilligung mit dem ImageCapture Web Client

Scannen

Rechnungsverarbeitung, scannen oder einlesen

Rechnungen, die per Post eingehen, werden gescannt, Rechnungen, die per E-Mail, e-Invoicing oder das Portal eingehen, werden eingelesen und stehen bereit für die Verarbeitung in ImageCapture. In dieser Phase können Sie freie Felder wie Umgebungen, Administration und Buchungsdatum zuweisen. Diese Felder entnehmen ihre Informationen aus Ihrer Exact Online-Administration.

Mithilfe von OCR-Erkennung wird die Rechnung automatisch an den richtigen Kreditoren oder Debitoren in Exact Online gekoppelt, wonach Rechnungsdaten auf Basis der freien Formularerkennung ausgelesen werden. Einer der Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture for Invoices ist, dass es nicht notwendig ist, vorab Templates zu erstellen, bevor diese erkannt werden können. Sollte die Rechnungsprüfung ergeben, dass bestimmte Rechnungsangaben unvollständig eingelesen wurden, genügt eine einmalige Handlung, um die Erkennung weiter zu optimieren.

Sollte der Kreditor oder Debitor in der betreffenden Exact Online-Administration noch nicht bestehen, kann dieser direkt in ImageCapture for Invoices erstellt oder bearbeitet werden.

Exact Online scannen

 

Erkennen

Rechnungsverarbeitung, prüfen und codieren

Durch Nutzung aller verfügbaren Stammdaten und Buchungslogiken aus Exact Online bietet ImageCapture einen automatisierten Buchungsvorschlag zur Prüfung und weiteren Codierung der Rechnung an. Dabei werden alle administrativen Felder wie Artikel, Hauptbuchkonten, Kostenstellen, Kostenträger und Projektcodes unterstützt, die über die Exact Online-Webdienstleistungen zu exportieren sind.

Für Rechnungen, die regelmäßig nach mehreren Buchungszeilen aufgeteilt werden, bietet die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture for Invoices den großen Vorteil der Zeilenerkennung. Hiermit kann eine eingelesene Rechnung direkt als Buchungsvorschlag mit mehreren Zeilen angeboten werden und Großbuchkonten oder Kostenstellen über Kopplungen mit Artikel-Stammdateien automatisch ausgefüllt werden.

Exact Online-Erkennung

Buchen

Rechnungsverarbeitung, buchen und archivieren

Nachdem die Rechnungen geprüft und ergänzt wurden, werden sie digital archiviert und die Buchungen in Exact Online erstellt. Die gescannten Dokumente können direkt aus dem Buchungssystem abgefragt werden.

Buchung

 

Kopplungen mit Portalen

Büros, die ihren Kunden über ein Kundenportal bereits Zugang zu eingeführten Änderungen und Dokumenten geben, können die gescannten Dokumente auch zur Ansicht anbieten. Ideal, wenn Sie bei Ihrer Dienstleistung innerhalb der regelmäßigen Erteilung von Zahlungsavislisten einen Schritt weiter gehen möchten. Mit ImageCapture for Invoices ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung eine Ergänzung zu den Optionen und Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden bereits jetzt anbieten. Mit Portalen wie AFAS Outsite, Innolan X-Portal und Pinkweb Dossier Online bietet Scan Sys bereits Standardverknüpfungen an.

Bewilligung in ImageCapture Web

Nachdem ImageCapture die Rechnung ausgelesen und einen automatischen Buchungsvorschlag generiert hat, können Sie angeben, von wem Sie die Rechnung bewilligen lassen möchten. ImageCapture sendet einen automatischen Bericht an die bewilligenden Mitarbeiter, dass Rechnungen zur Bewilligung bereitstehen. Der angewiesene bewilligende Mitarbeiter öffnet seine ImageCapture-Webumgebung, in der er Rechnungen einsehen, bewilligen, ablehnen oder an einen Kollegen weitersenden und eventuell mit einer Anmerkung versehen kann. Nachdem die Rechnung bewilligt wurde, wird die Buchung in Ihrer Administration ausgeführt. Das digitale Dokument wird automatisch mit einer Anlagenseite ergänzt, auf der der komplette Prüfverlauf, inklusive Anmerkungen der Rechnungsbewilligung zu sehen sind.

* Die Funktion der Bewilligung in ImageCapture wird inzwischen einer Vielzahl unserer Standardkopplungen hinzugefügt. Die Bewilligungsfunktion ist in ImageCapture ab Version 5.8 verfügbar. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um die Möglichkeiten der digitalen Bewilligung Ihrer Administration mit ImageCapture zu besprechen. Wir informieren Sie gerne!

Kundendienst

Geschäftsbeziehungen von Scan Sys mit einem laufenden Wartungsvertrag können beim Gebrauch von ImageCapture während der Bürozeiten unseren Kundendienst für telefonische und Fernunterstützung in Anspruch nehmen. Auf unserer Landingspage Kundendienst finden Sie die Kontaktinformationen unseres Kundendienstes.

Installation

ImageCapture kann sowohl auf einem Arbeitsplatz als auch auf einem Server installiert werden. Bei der Installation auf einem Arbeitsplatz muss der SQL auch lokal installiert sein. Bei der Nutzung von ImageCapture an mehr als einem Arbeitsplatz muss der SQL-Datenbestand und die Lizenz auf einem Server installiert werden. Eine Standardimplementierung von ImageCapture in Verbindung mit Exact Online nimmt 2-3 Tage in Anspruch. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um die aktuellsten Systemvoraussetzungen zu erfahren. Wir können Sie beraten, welche Lösung am besten zu Ihrer aktuellen Umgebung passt.

 

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