Automatisierte Rechnungsverarbeitung, ImageCapture for Invoices mit TA Project ER Plus

ImageCapture for Invoices ist eine benutzerfreundliche Scan- und Erkennungssoftware für die automatisierte Verarbeitung und Archivierung Ihrer Einkaufrechnungen in GroenVision. ImageCapture integriert sich vollständig in die Vision-Software und nutzt bei der Verarbeitung Ihrer Rechnungen alle Stammdaten und Buchungslogiken Ihrer Administration, ohne dass dazu eine regelmäßige Synchronisation notwendig ist. Sie verwalten dementsprechend Ihre Daten ausschließlich in GroenVision! Verarbeitete Rechnungen werden direkt validiert und bei erforderlicher Gegenzeichnung werden blockierte Buchungen in GroenVision erstellt.

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture in der Übersicht

  • Keine Fehler durch manuelle Buchung
  • Viel schnellere Verarbeitung von Rechnungen
  • Dokumente sind immer digital verfügbar und gehen nicht mehr verloren
  • Kein Papierarchiv mehr
  • Vollständige Integration in ER Plus
  • Weitgehende Erkennung auf Zeilenebene
  • Keine Begrenzung der Anzahl der Dokumentadministration
  • Verarbeitung von Verkaufsrechnungen, Einkaufsrechnungen und sonstigen Dokumenten
  • Workflow über ER Plus, Bewilligungsstatus direkt aus ER Plus aufrufbar

Rechnungsverarbeitung, scannen oder einlesen

Rechnungen, die per Post eingehen, werden gescannt, Rechnungen, die per E-Mail oder e-Invoicing eingehen, werden eingelesen und stehen bereit für die Verarbeitung in ImageCapture. In dieser Phase können Sie freie Felder wie Administrationskennziffern und Buchungsdatum zuweisen. Diese Felder entnehmen ihre Information direkt aus Ihrer ER Plus-Administration. wodurch eine regelmäßige Synchronisation von Stammtabellen nicht notwendig ist!

Rechnungsverarbeitung, identifizieren und erkennen

Mithilfe von OCR-Erkennung wird die Rechnung automatisch an den richtigen Lieferanten in ER Plus gekoppelt, wonach Rechnungsdaten auf Basis der freien Formularerkennung ausgelesen werden. Einer der Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture for Invoices ist, dass es nicht notwendig ist, vorab Templates zu erstellen, bevor diese erkannt werden können. Sollte die Rechnungsprüfung ergeben, dass bestimmte Rechnungsangaben unvollständig eingelesen wurden, genügt eine einmalige Handlung, um die Erkennung weiter zu optimieren.

Rechnungsverarbeitung, prüfen und codieren

Durch Nutzung aller verfügbaren Stammdaten und Buchungslogiken aus ER Plus, bietet ImageCapture einen automatisierten Buchungsvorschlag zur Prüfung und weiteren Codierung der Rechnung an. Dabei werden alle administrativen Felder wie Artikel, Hauptbuchkonten, Kostenstellen, Kostenträger und Projektcodes unterstützt.

Für Rechnungen, die regelmäßig nach mehreren Buchungszeilen aufgeteilt werden, bietet die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit ImageCapture for Invoices den großen Vorteil der Zeilenerkennung. Hiermit kann eine eingelesene Rechnung direkt als Buchungsvorschlag mit mehreren Codierungszeilen angeboten werden.

Rechnungsverarbeitung, prüfen und abgleichen

Neben der Codierung von Kostenrechnungen können einkaufsbezogene Rechnungen direkt mit offenen Eingängen in ER Plus abgeglichen werden. Hierbei liest ImageCapture die Rechnung nicht nur auf Titelebene aus, wobei abgelesene Rechnungsbeträge mit dem Gesamtwert von Eingangszeilen der Einkaufbestellnummer abgeglichen werden, sondern je nach Rechnungslayout auch die Rechnungszeilen! Diese werden nach u.a. Artikelnummern, Mengen, Beschreibungen, Brutto- und Nettopreisen abgelesen. Auf Basis davon werden beim Abgleichen mit der Einkaufsbestellung auf Zeilenebene Differenzen fakturierter Mengen und Einkaufspreise direkt sichtbar.

Bei Abweichungen können administrative Korrekturen ausgeführt werden wie die Änderung der erwarteten Einkaufspreise oder die Buchung von Preisdifferenzen und Frachtkosten. Bei großen Differenzen wird die Buchung als blockierter Posten in ER Plus in Erwartung des Eingangs und Verarbeitung einer Gutschrift angelegt.
Rechnungsverarbeitung, buchen und archivieren
Nachdem die Rechnungen geprüft und ergänzt wurden, werden sie digital archiviert und die Buchungen in ER Plus erstellt. Die gescannten Dokumente sind aus dem Buchungssystem heraus abrufbar.

Bewilligung über Workflow

Für Unternehmen, die Einkaufsrechnungen vor der Bezahlung einem Bewilligungsverfahren unterziehen, bietet der Einsatz der Bewilligungsfunktion von Er Plus eine ideale Lösung. Die Kreditorenadministration hat jederzeit Einsicht in den Status der Bewilligung. Rechnungen brauchen nicht mehr physisch verschickt zu werden, gebuchte Kosten sind direkt auf Ihren Übersichten sichtbar, und die Rechnung wird erst zum Zahlungsavis freigegeben, wenn alle Budgethalter die Rechnung autorisiert haben.

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