Rechnungsbearbeitung

Rechnungsverarbeitung, Einkaufsrechnungen, Verkaufsrechnungen und Bewilligungen

In vielen Unternehmen und Einrichtungen werden jährlich Tausende Einkaufsrechnungen manuell verarbeitet. Dies ist ein Verfahren, das viel Zeit und Aufmerksamkeit der Mitarbeiter für die Verwaltung in Anspruch nimmt. Rechnungen werden manuell gebucht und zur Prüfung und Abzeichnung den Budgetverantwortlichen vorgelegt, wonach die Rechnungen in einem Archiv verschwinden. Dieses manuelle Verfahren ist nicht nur eine zeitraubende Beschäftigung, es ist auch sehr fehleranfällig. Rechnungen können verloren gehen und kostbarer Archivraum kann belegt werden.

 

Eingang Verbuchen Bewilligen Bezahlen Archivieren
Öffnen Codieren Sortieren Sortieren Sortieren
Abstempeln Buchen Verteilen Bewilligen Archivieren
Sortieren Zuordnen Logbuch aktualisieren Bezahlen Suchen

 

Automatisiertes Verfahren mit ImageCapture.

Digitale autorisierung mit imagecapture web

Neben der automatisierten Verarbeitung Ihrer Rechnungen bietet ImageCapture Web für eine Vielzahl an Verknüpfungen auch die Möglichkeit der digitalen Autorisierung Ihrer Rechnungen. Nach dem Einlesen der Rechnung wird ein automatischer Buchungsvorschlag erstellt, bei dem Sie angeben können, wer die Rechnung prüfen soll. Die Buchung wird dann in Ihrer Administration im Sperrmodus erstellt, sodass Sie trotzdem direkt Einsicht in Ihre Kosten haben, aber kein Risiko eingehen, dass Rechnungen ohne inhaltliche Prüfung bereits bezahlt werden. ImageCapture sendet einen automatischen Bericht an die bewilligenden Mitarbeiter, dass Rechnungen zur Bewilligung bereitstehen. Der angewiesene bewilligende Mitarbeiter öffnet seine ImageCapture-Webumgebung, in der er Rechnungen einsehen, bewilligen, ablehnen oder an einen Kollegen weitersenden und eventuell mit einer Anmerkung versehen kann. Nach Autorisierung der Rechnung wird die Buchung in Ihrer Administration entsperrt und auf Ihrer Zahlungsübersicht sichtbar. Das digitale Dokument wird automatisch mit einer Anlagenseite versehen, auf der der gesamte Prüfverlauf inklusive Anmerkungen zur Rechnungsbewilligung zu sehen sind.

 

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung in der Übersicht:

  • Keine Fehler wie bei der manuellen Buchung
  • Viel schnellere Rechnungsbearbeitung
  • Dokumente sind immer digital verfügbar und gehen nicht mehr verloren.
  • Kein Papierarchiv mehr
  • Vollständige Integration in die gängigen Buchhaltungsanwendungen
  • Verknüpfung mit dem Workfloww
  • Weitgehende Erkennung auf Zeilenebene
  • Digitale Bewilligung
  • Änderung und Erstellung von Kreditorendaten in ImageCapture
  • Keine Begrenzung der Verwaltungs- oder Dokumentenmenge
  • Verarbeitung von Verkaufs- und Einkaufsrechnungen
  • Verknüpfungen mit verschiedenen Kontenportalen und Buchhaltungssystemen
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