UBL-facturen verwerken met ImageCapture

UBL staat voor Universal Business Language en is het standaard bestandsformaat dat wordt gebruikt voor elektronisch factureren. Hoewel het aantal UBL-facturen dat een gemiddeld mkb-bedrijf ontvangt nog beperkt te noemen is, zal dit type digitale factuur de komende jaren steeds meer in opkomst raken. Dat betekent dat veel organisaties op dit moment al een mix van diverse soorten facturen aangeboden zullen krijgen. Verreweg het grootste deel van alle inkoopfacturen wordt momenteel aangeleverd in Pdf-formaat, maar het aantal UBL-facturen neemt gestaag toe! ImageCapture kan gebruikt worden om al deze verschillende factuurstromen op één uniforme wijze te kunnen verwerken, goedkeuren én archiveren. Je kunt ImageCapture eigenlijk zien als een trechter, waarin alle facturen worden verzameld en verwerkt. In dit artikel besteden wij aandacht aan de verwerking van UBL-facturen met ImageCapture.

 

 

Boeken op factuurregelniveau, of juist niet?
Het grote voordeel van UBL, is dat de data altijd op uniforme (standaard) wijze aangeleverd wordt. Zo kunnen inkoopfacturen op basis van UBL-data automatisch op regelniveau geboekt worden. Denk bijvoorbeeld aan de leasenota van meerdere pagina’s, waarbij iedere factuurregel gerelateerd is aan een kenteken en kostenplaats of -drager. ImageCapture gaat hierin nog een stapje verder, met de functionaliteit voor standaard codering. Hierdoor wordt het voor gebruikers mogelijk om de herkenning van facturen op regelniveau nog verder te verfijnen. 

Dat werkt als volgt: Bij facturen met veel regels, vermeldt een leverancier vaak per factuurregel een referentie. Denk bijvoorbeeld aan telefoonnummers op facturen van de telecomprovider, of aan kentekens op de leasenota. Deze referenties kan ImageCapture uit UBL-bestanden overnemen of met behulp van factuurregelherkenning uitlezen. De eerste keer dat de factuur wordt geboekt, selecteer je de kostenplaatsen of kostendragers, waarna ImageCapture de relatie tussen de referenties en de kostenplaats of -drager onthoudt, zodat deze de volgende keer automatisch worden voorgesteld.

Er zijn echter ook situaties waarin de factuurregels anders geboekt moeten worden dan in het UBL-bestand wordt aangegeven. In ImageCapture bestaat daarom de functie ‘gebruik UBL-regels’. ImageCapture signaleert automatisch of er UBL-data aanwezig is en hier kun je dus naar keuze gebruik van maken. Door eenvoudig het vinkje uit te zetten neemt ImageCapture de factuurregels niet over uit de UBL-data.

 

Afrondingsverschillen automatisch gecorrigeerd
Bij het boeken van een factuur op regelniveau, ontstaat vaak een afrondingsverschil van een paar cent, veroorzaakt door de BTW. Wanneer UBL-facturen direct worden verzonden naar het ERP-systeem, betekent dit in veel gevallen dat de gebruiker deze boekingen nog handmatig moet corrigeren. In ImageCapture worden de afrondingsverschillen bij UBL-factuurregels automatisch gecorrigeerd zodat de boeking in het ERP volledig klopt. Geen extra menselijke handelingen dus!

 

UBL-facturen zonder (embedded) PDF
De UBL-factuur bevat vaak een meegeleverde PDF en kan handig zijn bij het visueel controleren en goedkeuren van de factuur. Vaak wordt deze PDF los meegestuurd, maar het is ook mogelijk dat deze PDF verwerkt is in de UBL-factuur. Voor UBL-facturen zonder (embedded) PDF, wordt in ImageCapture, op basis van de UBL-data, een plaatje van de factuur gegenereerd. Zo kunnen ook UBL-facturen die enkel bestaan uit data, met ImageCapture visueel gecontroleerd en gefiatteerd worden.

 

Automatisch boeken (robotic accounting)
Veel organisaties maken gebruik van UBL-facturen omdat deze automatisch geboekt kunnen worden in het ERP, zonder menselijke tussenkomst. Ook met ImageCapture is dit mogelijk. We noemen dit robotic accounting. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat UBL-facturen automatisch worden doorgeboekt naar de administratie. Het eerste moment waarop de factuur dan door de gebruikers wordt gezien, is wanneer deze ter fiattering wordt aangeboden in de ImageCapture Workflow.

 

Goedkeuring en archivering
Met ImageCapture Workflow worden alle inkoopfacturen digitaal en op uniforme wijze, aangeboden ter goedkeuring. Alle relevante boekingsinformatie wordt hierbij getoond. Ook de audit trail-informatie is beschikbaar tijdens het fiatteren. Nadat de facturen zijn geaccordeerd, worden de boekingen in het ERP gedeblokkeerd. Ook de audit trail wordt als bijlage bij de boeking gearchiveerd. Daarnaast zijn de digitale documenten ook beschikbaar in het archief van ImageCapture.

 

DICO-formaat 
Het DICO-bestandsformaat is specifiek ontwikkeld voor e-facturen in de bouw- en installatiebranche. Op dit moment ondersteunt ImageCapture de verwerking van DICO-bestanden in koppeling met onder anderen Exact AEC, Exact Online Bouw en Syntess Atrium.

 

Ook jouw UBL-facturen verwerken met ImageCapture?
Het verwerken van UBL-facturen kan met al onze standaardkoppelingen. Kijk hier voor een overzicht en vind direct de informatie voor jouw ERP- of financiële applicatie. Wil je meer weten over onze automatiseringsoplossingen? Vul dan ons contactformulier in. Ons sales team kan je vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor jouw financiële administratie.