De werkdruk op je administratie verlagen?

Geplaatst: 31 maart 2022

Momenteel kampen veel organisaties, door krapte op de arbeidsmarkt, met een tekort aan personeel. De afnemersmarkt wordt digitaler en de vraag neemt weer toe. Hierdoor komen bij menig onderneming de werkprocessen onder druk te staan. Het vinden van personeel is niet alleen een lastige opgaaf, in deze onzekere tijden is het voor sommige bedrijven ook een (te) groot risico om te investeren in extra personele capaciteit. Om toch aan de toenemende vraag te kunnen blijven voldoen, gaan organisaties dan ook steeds meer over tot digitalisering van de bedrijfsprocessen. Zo kan bijvoorbeeld sneller en goedkoper geproduceerd en geleverd worden.

 

De digitalisering van bedrijfsprocessen beperkt zich niet alleen tot het productieproces maar richt zich steeds vaker ook op de secundaire processen binnen een onderneming, zoals het administratieve proces. Door administratieve processen te digitaliseren kan de werkdruk op je administratie namelijk snel worden verlaagd.

 

Waarom het automatiseren van je inkoopfacturen een goed idee is

Neem het factuurverwerkingsproces; dit kan om verschillende redenen een kostbaar en vooral tijdrovend proces zijn. Complexe facturen moeten bijvoorbeeld een specifieke boekingsgang doorlopen en grote factuurvolumes zorgen voor veel menselijke handelingen bij het invoeren van data. Ook de goedkeuring van de facturen neemt doorgaans veel tijd in beslag. Facturen die digitaal binnenkomen worden in sommige gevallen nog uitgeprint om fysiek te worden afgetekend door de budgetverantwoordelijk(en). Onderweg raken de documenten zoek of blijven ze liggen op het bureau van een afwezige collega. Al die tijd worden de facturen niet betaald of zijn ze soms zelfs niet geboekt. De administratie krijgt hierdoor extra werk want zij moeten de facturen achterhalen en zorgen dat deze zo snel mogelijk betaalbaar worden gesteld aan de leverancier. 

Door het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van je inkoopfacturen te digitaliseren, bespaar je direct kostbare personele capaciteit. Door repeterende handelingen in dit proces te automatiseren, kunnen medewerkers zich namelijk gaan richten op meer inhoudelijke werkzaamheden, die menselijke interpretatie vereisen. Ook worden type- en rekenfoutjes voorkomen en worden facturen automatisch gecontroleerd met eventueel eerder geplaatste bestellingen. Verschillen in prijzen, aantallen en artikelen worden hierdoor direct zichtbaar.

 

Verlaag je werkdruk met ImageCapture

Een van de grote voordelen van het gebruik van ImageCapture software is dat het direct resulteert in tijdsbesparing, zowel bij grotere organisaties die jaarlijks meer dan 100.000 facturen verwerken, als bij kleinere handelsorganisaties die complexe inkoopfacturen moeten verwerken. Bovendien kan ImageCapture software niet alleen ingezet worden voor de verwerking van je inkoopfacturen maar bijvoorbeeld ook om snel declaraties te verwerken, inkooporders te matchen of orderbevestigingen te verwerken. Met ImageCapture worden saaie, repeterende handelingen geautomatiseerd en kunnen medewerkers worden ingezet op werkzaamheden waar zij een toegevoegde waarde bieden. Zo bespaar je kostbare tijd op het administratieve proces en verlaag je de werkdruk met ImageCapture!

 

Meer weten over onze automatiseringsoplossingen voor jouw administratie?

Bekijk hier het overzicht van al onze oplossingen of neem direct contact met ons op voor meer informatie!