Hoe staat jouw organisatie er financieel voor?

Geplaatst: 20 januari 2022

Het maken van een financiële prognose is belangrijk om de koers van je onderneming te bepalen. Het opstellen van een financieel plan geeft niet alleen inzicht in de huidige situatie, je kunt hiermee ook voorspellen wat de toekomstige bedrijfsresultaten zullen zijn. Voor het opstellen van een financiële begroting wil je niet alleen weten wat je kunt verwachten aan omzet, je wilt natuurlijk ook graag weten met welke kosten je rekening moet houden. Om deze kosten te identificeren is het belangrijk dat je financiële administratie goed op orde is. Je wilt immers altijd kunnen beschikken over actuele cijfers om een zo nauwkeurig mogelijke voorspelling te kunnen doen. 

Los van de loonsom, komen de meeste bedrijfskosten voort uit de afname van goederen of diensten. Veelal worden deze kosten geregistreerd door middel van het boeken van de inkoopfacturen. Het correct en tijdig boeken hiervan heeft dus veel invloed op de begroting. 

Bij veel MKB-organisaties is het verwerkingsproces van inkoopfacturen echter nog niet optimaal ingericht. Medewerkers zijn hierdoor veel tijd kwijt bij het boeken, controleren en rondsturen van de documenten. Al die tijd zijn de kosten niet inzichtelijk en in sommige gevallen resulteert het te laat betalen van de facturen zelfs in extra kosten. Bovendien is het handmatig invoeren van gegevens een foutgevoelig proces, waarbij een verkeerd geplaatste komma een flink vertekend beeld kan geven van de werkelijke situatie! Daarom zijn steeds meer bedrijven op zoek naar manieren om deze processen te digitaliseren. 

Door het boeken, controleren en goedkeuren van je inkoopfacturen te automatiseren heb je de zekerheid dat kosten direct bij binnenkomst geregistreerd worden in je boekhouding. Ook worden de facturen digitaal aangeboden ter goedkeuring en is er altijd inzicht in de status van de betaling. Hierdoor loopt deze geen vertraging meer op en worden onnodige (incasso)kosten voorkomen. 

Wanneer je als onderneming meer invloed wilt hebben op de bedrijfsuitgaven kun je overgaan tot een geautomatiseerd purchase 2 pay proces, oftewel een geautomatiseerd inkoopproces, gecombineerd met geautomatiseerde factuurverwerking- en goedkeuring. Door het inkoopproces te automatiseren vanaf de aanvraag, kun je bijvoorbeeld werken op basis van budgetten en worden bestellingen alleen geplaatst bij leveranciers waar de beste prijsafspraken mee gemaakt zijn. Ook kun je op deze manier profiteren van inkoopvoordeel door bestellingen te bundelen, zonder dat het de inkoper extra werk oplevert. Als de factuur binnenkomt wordt deze geautomatiseerd gecontroleerd aan de hand van de eerder geplaatste bestelling en kan deze, bij een 100% match, direct geboekt en vrijgegeven worden voor betaling. 

Het automatiseren van het inkoopproces en het verwerken en goedkeuren van de inkoopfacturen bespaart je dus niet alleen veel tijd maar geeft ook inzicht in je actuele én toekomstige uitgaven.

Meer informatie over het creëren van een nauwkeurige financiële begroting?

Bezoek dan ook eens onze oplossingspagina’s Factuurverwerking en Inkoopmanagement of neem vrijblijvend contact met ons op.