UBL facturen verwerken met ImageCapture

Geplaatst: 25 oktober 2021

UBL staat voor Universal Business Language en is een standaard XML-bestand dat wordt gebruikt voor elektronisch factureren.  Alhoewel het aantal UBL-facturen dat een gemiddeld MKB-bedrijf ontvangt nog beperkt te noemen is, zal dit type digitale factuur de komende jaren steeds meer in opkomst raken. Dat betekent dat veel organisaties op dit moment al een mix van diverse soorten facturen aangeboden zullen krijgen (waarbij de papieren factuur inmiddels bijna volledig uit beeld is). Verreweg het grootste deel van alle inkoopfacturen wordt momenteel aangeleverd in PDF-formaat maar, zoals gezegd, het aantal UBL-facturen neemt gestaag toe! Veelal zien we dat de UBL-factuur in combinatie met een PDF-bestand wordt verzonden per e-mail. Juist om al deze verschillende factuurstromen op één uniforme wijze te kunnen verwerken, goedkeuren én archiveren, kan ImageCapture gebruikt worden. Je kunt ImageCapture eigenlijk zien als een trechter waarin alle facturen worden verzameld en verwerkt. In dit artikel besteden wij aandacht aan de verwerking van UBL (factuur)-data met ImageCapture.

Boeken op factuurregelniveau, of juist niet
Het grote voordeel van UBL-data is dat deze altijd op uniforme (standaard) wijze aangeleverd wordt. Zo kunnen inkoopfacturen op basis van UBL-data automatisch op regelniveau geboekt worden. Denk bijvoorbeeld aan de leasenota van meerdere pagina’s, waarbij iedere factuurregel gerelateerd is aan een kenteken en kostenplaats/drager. (Met behulp van zelflerende codering in ImageCapture kunnen de factuurregels overigens nog verder verfijnd worden). 

Er zijn echter ook situaties waarin de factuurregels anders geboekt moeten worden dan in het UBL-bestand wordt aangegeven. In ImageCapture bestaat daarom de functie: Gebruik UBL-regels. ImageCapture signaleert automatisch of er UBL-data aanwezig is en hier kun je dus naar keuze gebruik van maken door eenvoudig het vinkje aan te zetten. De factuurregels worden dan overgenomen uit de UBL-data. 

Afrondingsverschillen automatisch gecorrigeerd
Bij het boeken van een factuur op regelniveau, ontstaat vaak een zogenaamd afrondingsverschil van een paar cent die wordt veroorzaakt door de BTW. Wanneer UBL-facturen direct worden verzonden naar het ERP-systeem, betekent dit in veel gevallen dat de gebruiker deze boekingen nog handmatig moet corrigeren. In ImageCapture worden de afrondingsverschillen bij UBL-factuurregels automatisch gecorrigeerd zodat de boeking in het ERP al volledig kloppend is. Geen extra menselijke handelingen dus!

UBL-facturen zonder (embedded) PDF
De UBL-factuur bevat vaak een meegeleverde PDF en dat is bijvoorbeeld handig bij het visueel controleren en goedkeuren van de factuur. Vaak wordt deze PDF los meegestuurd, maar het is ook mogelijk dat deze PDF embedded in de UBL-factuur zit. Voor UBL-facturen zonder (embedded) PDF, wordt in ImageCapture, op basis van de UBL-data, een plaatje van de factuur gegenereerd. Zo kunnen ook UBL-facturen die enkel bestaan uit data, met ImageCapture visueel gecontroleerd en gefiatteerd worden.

Automatisch boeken (robotic accounting)
Veel organisaties maken gebruik van UBL-facturen omdat deze automatisch geboekt kunnen worden in het ERP, zonder menselijke tussenkomst. Ook met ImageCapture is dit mogelijk. We noemen dit robotic accounting. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat UBL-facturen automatisch worden door-geboekt in de administratie. Het eerste moment waarop de factuur dan door de gebruikers wordt gezien is, wanneer deze ter fiattering wordt aangeboden in ImageCapture.

Goedkeuring en archivering
Met ImageCapture workflow worden alle inkoopfacturen digitaal en op uniforme wijze, aangeboden ter goedkeuring. Alle relevante boekingsinformatie wordt hierbij getoond en ook de audit trail is beschikbaar tijdens het fiatteren. Nadat de facturen zijn geaccordeerd, worden de boekingen in het ERP gedeblokkeerd. Ook de audit trail wordt als bijlage bij de boeking gearchiveerd. Daarnaast zijn de digitale documenten ook beschikbaar in het archief van ImageCapture.

DICO-formaat 
Het DICO-bestandsformaat is specifiek ontwikkeld voor e-facturen in de bouw- en installatiebranche. Op dit moment ondersteunt ImageCapture de verwerking van DICO-bestanden in koppeling met Exact AEC, Bouw7 en Syntess Atrium.

Ook jouw UBL-facturen verwerken met ImageCapture?

Het verwerken van UBL-facturen kan met al onze standaardkoppelingen. Kijk hier voor een overzicht en vind direct de informatie voor jouw ERP- of financiële applicatie.