Ga voor groen met een paperless office!

Geplaatst: 20 juli 2021

Steeds meer bedrijven houden zich bezig met het reduceren van de ecologische voetafdruk. Zo wordt er meer elektrisch gereden en helpt ook het thuiswerken bij het reduceren van CO2 uitstoot, omdat er minder gereisd wordt. Ook een paperless office hoort in dit rijtje thuis. Door papierverbruik terug te dringen of helemaal paperless te gaan, kan een gemiddelde organisatie wel tot 10.000 vellen papier per jaar uitsparen. Daarnaast besparen bedrijven ook op kostbare vierkante meters archiefruimte. Bovendien levert het digitaliseren van je documentstromen tijdswinst op, want de documenten zijn veel sneller terug te vinden en te distribueren. 

Met ImageCapture software kun je je digitale documentstromen optimaal verwerken. Denk bijvoorbeeld eens aan het goedkeuringsproces van je inkoopfacturen. Bij veel bedrijven is dit nog een handmatig proces met papieren documenten. Onlangs deden wij een onderzoek naar het gebruik van workflow voor de digitale goedkeuring van inkoopfacturen. Daaruit bleek dat bijna een kwart van de ondervraagden nog geen enkele vorm van digitale goedkeuring gebruikt. Nu het merendeel van de inkoopfacturen via de mail of UBL binnenkomt, betekent dat dus dat de facturen bij deze bedrijven worden uitgeprint om fysiek ondertekend te kunnen worden (!). Dat is natuurlijk zonde van het papier en niet bevorderlijk voor de ecologische voetafdruk…

Volledig digitaal verwerken met ImageCapture

Met ImageCapture software verwerk je je inkoopfacturen volledig digitaal: De inkoopfacturen worden geïmporteerd vanuit de mailbox en automatisch ingelezen in ImageCapture. Op basis van de beschikbare data in jouw financiële administratie wordt een boekingsvoorstel gegenereerd en na controle wordt de boeking aangemaakt in je financiële administratie met de digitale factuur als bijlage. Tijdens het genereren van het boekingsvoorstel worden ook de juiste fiatteurs geselecteerd voor het digitale goedkeuringsproces. Zij ontvangen een e-mailnotificatie met een link naar ImageCapture Workflow. Hier staan alle facturen klaar die beoordeeld moeten worden. 

ImageCapture Workflow
Tijdens het goedkeuren van de inkoopfacturen biedt ImageCapture Workflow verschillende functionaliteiten om snel te kunnen beoordelen. Zo kan de fiatteur de inkoopfacturen goed- of afkeuren en deze voorzien van een opmerking, bijvoorbeeld omdat de factuur anders geboekt moet worden. Ook kan de fiatteur de factuur delegeren of een vraag stellen aan een collega. Al deze communicatie en handelingen worden vastgelegd, we noemen dit de audit trail. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt deze in de financiële administratie gedeblokkeerd voor betaling en de audit trail informatie wordt toegevoegd aan de bijlage van de boeking.

Digitaal archief
Vanaf het moment dat de inkoopfacturen in ImageCapture zijn aangekomen, zijn ze ook terug te vinden in het digitale archief. Daarbij kan snel gecheckt worden wat de status van het goedkeuringsproces is. Het digitale archief kan daarnaast ook gebruikt worden voor naslagwerk. Eventueel kan het archief verder worden uitgebreid met rapportagemogelijkheden. Zo wordt waardevolle managementinformatie getoond over het verwerking- en goedkeuringsproces en kan ook informatie per leverancier of periode opgevraagd worden.

 

Meer weten over paperless werken met ImageCapture?

Ga voor groen en ontdek hoe je ImageCapture kunt inzetten om jouw kantoor paperless te maken! Neem vrijblijvend contact met ons op of bezoek een van de oplossingspagina’s op deze site.