Automatiseer, digitaliseer en optimaliseer met ImageCapture

Geplaatst: 21 april 2021

Is jouw organisatie al aan de slag met het optimaliseren van de bedrijfsprocessen? Het automatiseren van bedrijfsprocessen geeft inzicht in de prestaties van de organisatie en helpt bij het stroomlijnen van de processen, bijvoorbeeld op de administratie. Met ImageCapture software kun je ook de documentverwerking naadloos laten aansluiten op het administratieve proces. ImageCapture automatiseert, digitaliseert en optimaliseert de verwerking van al je administratieve documentstromen.

Automatiseer
Met ImageCapture software worden saaie, repeterende handelingen eenvoudig weg-geautomatiseerd. Denk bijvoorbeeld aan het handmatig boeken van inkoopfacturen. Dit is een tijdrovend proces waarbij de data van de factuur zorgvuldig moet worden ingevoerd en gecontroleerd. Ook het naderhand goedkeuren van de inkoopfacturen kan een bottleneck zijn binnen een handmatig factuurverwerking- en fiatteringsproces. Facturen worden dan fysiek rondgestuurd door het pand om een handtekening ter accordering te krijgen. Bij sommige organisaties betekent dit dat de digitale facturen die binnenkomen eerst nog moeten worden uitgeprint(!) Onderweg raken de documenten zoek of ze blijven liggen op het bureau van een afwezige medewerker. 

ImageCapture automatiseert het herkennen, controleren en boeken van je inkoopfacturen in een handomdraai. Op basis van de gegevens uit jouw administratie, creëert ImageCapture automatisch een boekingsvoorstel dat je alleen nog maar hoeft te controleren. Daarbij wordt ook gelijk gecheckt of er een inkooporder openstaat voor de ontvangen factuur en of deze overeenkomt met de afgesproken prijzen, artikelen en aantallen. Een proces dat nu nog een aantal minuten per document kost, is in een paar seconden uitgevoerd met ImageCapture!

Ook de goedkeuring van de inkoopfacturen verloopt geautomatiseerd met ImageCapture Workflow. De fiatteur ontvangt een e-mail notificatie met een link naar de facturen die moeten worden beoordeeld. De fiatteur kan facturen op ieder gewenst moment en vanaf ieder mobile device goedkeuren, ook als hij of zij niet op kantoor is. Niet alleen verloopt de goedkeuring van je inkoopfacturen vele malen sneller, het voorkomt ook onnodige handelingen op de administratie zoals het rondbellen en zoeken naar facturen die goedgekeurd en betaald moeten worden.

Digitaliseer

Een groot voordeel van een geautomatiseerd verwerkingsproces is dat het volledig digitaal verloopt. Zo worden de digitale facturen direct gekoppeld aan de boeking in het ERP en bij gebruik van ImageCapture Workflow worden de documenten ook digitaal gearchiveerd in het ImageCapture Archief. Fiatteurs ontvangen automatisch een link naar de boeking en zien hier direct het digitale document en alle boekingsgegevens. Medewerkers op de administratie kunnen in het digitale archief precies zien waar de factuur zich bevindt in het goedkeuringsproces en wat de status is.

Ook de overige administratieve documenten digitaliseer je met behulp van ImageCapture. Personeelsdossiers kunnen gekoppeld worden aan de digitale medewerkerskaart in je HRM-applicatie of ERP-systeem. Ook projectdocumenten, pakbonnen en inkomende poststukken digitaliseer je eenvoudig met ImageCapture. Een overzicht van alle documentverwerkende oplossingen vind je hier.

Optimaliseer

Niet alleen verloopt het factuurverwerking- en goedkeuringsproces vele malen sneller met ImageCapture software, je voorkomt daarnaast ook menselijke fouten die kunnen ontstaan tijdens het invoeren van de factuurdata. Daarnaast worden doorlooptijden op de administratie verkort en dit kan bijvoorbeeld resulteren in betere betalingsafspraken met de leverancier zoals betalingskorting bij eerder betalen van de factuur. 

Meer informatie?

Bekijk dan ook eens onze oplossingspagina Factuurverwerking of een van de andere oplossingspagina’s op onze website. Of plan een demo in. Wij laten je dan graag zien hoe ImageCapture software jouw documentverwerkende proces volledig automatiseert, digitaliseert en optimaliseert!