Hoe ziet jouw werkplek er straks uit?

Geplaatst: 22 maart 2021

Nu het einde van de coronaperiode in zicht begint te komen, zijn bedrijven al druk aan het nadenken over het vormgeven van de werkplek in het “nieuwe normaal”. Want, wat gaan we straks doen als we weer naar kantoor of naar de klant toe mogen? Over één ding zijn de meesten het wel eens, thuiswerken blijft onderdeel uitmaken van het arbeidspatroon. Uit recent onderzoek van TNO Research (februari 2021) blijkt dat een kwart van de medewerkers ook na de pandemie thuis wil blijven werken en wil 43% thuiswerken combineren met werken op kantoor of locatie.

Behoefte aan ondersteunende middelen bij thuiswerkers

Eind 2020 werkte 48% van de ondervraagden uit ditzelfde onderzoek thuis, waarvan 14% het thuiswerken combineerde met werken op kantoor. Opvallend is dat bijna de helft van deze thuiswerkers ervaart dat de thuiswerkplek nog niet ideaal is ingericht. Zij hebben behoefte aan ondersteunende middelen om hun werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Het mag duidelijk zijn dat digitalisering van processen en een goede ICT-infrastructuur hierbij noodzakelijk zijn. Daarom automatiseren veel bedrijven nu in snel tempo hun processen. Bij Scan Sys zien we dan ook een gestage toename van de vraag naar documentverwerkende oplossingen voor het administratieve proces.

Handmatig boeken past niet in een digitale werkomgeving

Denk bijvoorbeeld aan de verwerking van inkoopfacturen. Het handmatig boeken en verwerken hiervan past niet meer in een digitale werkomgeving. Je wilt immers altijd inzage hebben in je kosten en documenten, ook vanuit huis of onderweg. Bovendien is de handmatige verwerking van inkoopfacturen een kostbaar proces vanwege de vele menselijke handelingen zoals sorteren, stempelen, invoeren van factuurgegevens en intern rondsturen voor goedkeuring. Vooral deze laatste handeling blijkt in de praktijk erg arbeidsintensief want digitale facturen worden dikwijls nog uitgeprint om fysiek rond te brengen. Onderweg raken ze zoek of blijven ze liggen op het bureau van een collega die thuis aan het werk is. Als de leverancier contact opneemt om te vragen wanneer hij de betaling van de factuur kan verwachten is het voor de thuiswerkende medewerker van de administratie onmogelijk te achterhalen waar de factuur zich bevindt.

Het werken vanuit huis en op kantoor, vraagt dus om digitalisering van de administratieve processen én een softwareproduct dat zich flexibel aanpast aan de werkomgeving. Zeker als er straks zowel vanuit huis als op kantoor gewerkt gaat worden. Daarom wordt, in combinatie met het automatiseren van het boekingsproces, ook workflow voor het digitaal goedkeuren van inkoopfacturen steeds vaker ingezet.

Workflow biedt optimale vrijheid en flexibiliteit

Workflow functionaliteit voor de goedkeuring van inkoopfacturen biedt gebruikers optimale vrijheid en flexibiliteit om tijd- en locatie onafhankelijk te werken. Daarbij wordt de continuïteit van processen gewaarborgd en ontstaat actueel inzicht in de kosten en de status van een factuur. Medewerkers die de inkoopfacturen moeten goedkeuren krijgen een automatische notificatie via de mail of op hun smartphone of tablet dat er facturen klaar staan om te beoordelen. Of ze nu thuis, op kantoor of onderweg zijn, het beoordelen van de inkomende facturenstroom hoeft niet langer vertraging op te lopen. Daarbij is de workflow in ImageCapture van alle gemakken voorzien zodat het beoordelen van de documenten slechts een fluitje van een cent is. Zo kun je tijdens het beoordelen van de factuur gelijk zien hoe deze nu geboekt is, wie de factuur al eerder heeft goedgekeurd of wanneer er door andere collega’s vragen zijn gesteld over deze post. Zelf kun je uiteraard naast goed- en afkeuren ook vragen stellen of de factuur delegeren aan een van je collega’s.

Snel inzicht in je documenten

Wil je vanuit huis of onderweg even een factuur opzoeken? Dan kun je in het digitale archief van ImageCapture snel filteren op datum, bedrag of leverancier bijvoorbeeld. Je vindt hier alle facturen die in behandeling of afgehandeld zijn in ImageCapture. Ook de boekingsinformatie (audit trail) vind je hier terug als bijlage aan het factuurdocument.

 

Hoe ziet jouw werkplek er straks uit? In veel gevallen wordt dit een hybride werkplek, deels thuis en deels op kantoor of onderweg. Dan wil je werken met software die meebeweegt! Met ImageCapture software voor de verwerking en goedkeuring van je inkoopfacturen digitaliseer je je administratieve proces, creëer je actueel inzicht in je kosten en zorg je voor een goede doorstroom van je inkoopfacturen. Zo ondersteunt ImageCapture jouw werkplek ook in het nieuwe normaal.

Meer weten over onze automatiseringsoplossingen voor jouw administratie?

Bekijk dan eens onze oplossingspagina of kies direct voor een van onze 50 standaardkoppelingen met bekende ERP- en financiële systemen.