ImageCapture Workflow

8 tips voor een succesvolle implementatie

Geplaatst: 18 januari 2021

Bij Scan Sys voeren wij op jaarbasis tussen de 300 en 400 nieuwe implementaties van onze ImageCapture software uit. Zodoende hebben onze consultants de nodige ervaring met de implementatie en voorbereiding hiervan! In dit artikel delen wij met jou hun meest waardevolle tips, zodat de implementatie van jouw ImageCapture omgeving straks vlekkeloos verloopt!

Tip 1 Inventariseer de huidige processen bij de eindgebruikers en key user

Het klinkt misschien als een open deur maar vaak komt het voor dat de uiteindelijke gebruikers van de software niet altijd vanaf het begin betrokken worden bij de aanschaf van het product. Vaak weten deze gebruikers echter wel heel goed hoe de huidige processen precies in elkaar steken en waar eventuele bottlenecks zich bevinden. Door de eindgebruikers en key user tijdig aan te haken voorkom je onvoorziene problemen tijdens de implementatie. Bovendien komt het betrekken van de gebruikers het draagvlak voor het nieuwe project ten goede. Vraag dus om die input!

Tip 2 Laat het intakeformulier ook bestuderen door de ICT-verantwoordelijke

Het project intakeformulier is namelijk opgebouwd uit vragen die gaan over de huidige processen maar ook over de ICT-infrastructuur. Het kan dus goed zijn dat je, afhankelijk van je discipline, niet alle vragen zelf kunt beantwoorden. Hoe meer informatie vooraf bekend is over de huidige processen en de ICT-infrastructuur, hoe minder verassingen er achteraf kunnen komen. Dit zorg voor een snelle, efficiënte implementatie van ImageCapture.

Tip 3 Zorg dat je administratie gevuld is met alle relevante (crediteur)informatie 

Dit is de belangrijkste reden dat wij ImageCapture pas implementeren nadat het ERP-systeem bij jullie in gebruik is genomen. ImageCapture haalt namelijk realtime data op uit jouw administratie zoals IBAN-nummers, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, projectnummers etc. Deze data kun je in het ERP vastleggen, bijvoorbeeld per crediteur. Op basis van deze data weet onze software hoe de factuur geboekt moet gaan worden en volgt een zo compleet mogelijk boekingsvoorstel. Hoe meer data aanwezig is, hoe meer handelingen tijdens het boeken geautomatiseerd kunnen worden.

Tip 4 Maak een top 10 van je belangrijkste crediteuren

Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je wilt dat deze facturen een speciale afhandeling krijgen zoals het automatisch opsplitsen in meerdere boekingsregels van de leasenota of de nota van de KPN. Daarnaast zijn deze facturen bij uitstek geschikt voor de testfase. Dit zijn namelijk de facturen van crediteuren die je vaak ontvangt en je wilt natuurlijk zeker weten dat ze allemaal goed worden herkend en geboekt!

Tip 5 Laat een apart e-mailadres aanmaken voor je digitale facturen

ImageCapture kan je facturen namelijk automatisch importeren vanuit de mailbox. Schrijf je leveranciers dus aan dat zij hun facturen voortaan sturen naar het speciale e-mailadres.

Tip 6 Testen, testen testen!

De implementatie van ImageCapture kan al in 2-3 dagen op de rit staan. Het is dan ook belangrijk dat er veel getest wordt! Zo kunnen eventuele aanpassingen nog worden gedaan voordat de laatste consultancy dag heeft plaatsgevonden. Hierdoor voorkom je dat je met extra wensen of aanpassingen langer moet wachten totdat de consultant tijd heeft om weer langs te komen.

Tip 7 Maak gebruik van de terugkomdag

Omdat de agenda’s van onze consultants vaak goed gevuld zijn, adviseren wij bij het inplannen van de werkzaamheden om ook een terugkomdag te reserveren. Over het algemeen staat deze een paar weken na de training en uitleg gepland. Er kan dan uitgebreid getest worden door de gebruikers en kleine vragen of wensen kunnen opgespaard worden tot de consultant voor de laatste keer langskomt. Door gebruik te maken van de terugkomdag voorkom je een langere wachttijd en kun je snel met de software aan de slag!

Tip 8 Blijf up to date

Niet is zo veranderlijk als software. Zorg dus dat je up to date blijft met je ImageCapture producten. Het kan bijvoorbeeld voor komen dat de ERP-leverancier wijzigingen aanbrengt in het product. Wij dragen er zorg voor dat onze gecertificeerde koppelingen altijd compatible blijven met deze wijzigingen. Ook wordt er continu nieuwe functionaliteit ontwikkelt die het werken met ImageCapture nog makkelijker maakt. Door regelmatig te updaten kun je dus optimaal gebruik blijven maken van onze software. Informatie over de updates wordt per e-mail gestuurd naar alle abonnees van onze nieuwsbrief. Ook vind je alle releases terug op onze Nieuwspagina en social media zoals Linkedin.