Thuis of onderweg? Inkoopfacturen kun je op ieder moment goedkeuren!

Geplaatst: 2 december 2020

Worden de inkoopfacturen in jouw organisatie nog rondgebracht in een mapje om ze te laten aftekenen voor betaling? Bij sommige organisaties gebeurt dit regelmatig waardoor de facturen soms lang blijven liggen en dus niet (of veel te laat) betaald worden. Facturen die per e-mail binnenkomen worden zelfs uitgeprint (!) om op een bureau te belanden. Vooral nu iedereen thuis aan het werk is verloopt het goedkeuren van papieren facturen vaak niet efficiënt. Leveranciers worden ongeduldig en willen graag weten wanneer zij de betaling kunnen verwachten. Maar waar is die factuur nu precies gebleven? Welke collega moest deze eigenlijk goedkeuren en wat als hij of zij met vakantie is? De medewerkers kunnen dit niet terugvinden in de administratie dus wordt er een kopie aangevraagd die versneld wordt goedgekeurd voor betaling. Het nabellen en navragen kost de medewerker en de leverancier veel tijd. Bij het versneld goedkeuren kan een factuur die niet betaald had moeten worden er sneller tussendoor glippen. Ook kan de medewerker die de facturen moet goedkeuren niet zien of de factuur goed geboekt is. Bij de controle van de boeken moeten dan vervolgens weer correcties worden uitgevoerd.

Is workflow niet te kostbaar?

Door het proces van goedkeuren te digitaliseren voorkom je deze extra handelingen, verloopt het proces een stuk sneller en heb je altijd inzage in de status van de facturen. Maar is zo’n workflowoplossing niet erg duur? Een aantal jaar geleden was digitale fiattering en het gebruik van zogenaamde workflowoplossingen inderdaad nog een kostbare toepassing. Hierdoor was het voor bedrijven vaak niet rendabel om in een workflowoplossing te investeren, enkel voor de goedkeuring van facturen. Sinds een aantal jaar zijn er echter ook workflowoplossingen op de markt die (bijna) alleen voor de goedkeuring van inkoopfacturen kunnen worden ingezet. De implementatie verloopt hierdoor een stuk sneller en de kosten zijn vele malen lager dan die van de traditionele workflowoplossingen.

Of een workflowoplossing voor de goedkeuring van je inkoopfacturen ook iets voor jou is kun je eenvoudig berekenen door bij te houden hoeveel uur jouw medewerkers nu kwijt zijn aan het nabellen en opvragen van facturen. (Vergeet daarnaast ook niet de incassokosten mee te rekenen wanneer jouw facturen te laat betaald worden). Ook de betalingskorting die je misloopt wanneer je te laat betaalt kun je in deze berekening meenemen. Het aantal personen dat facturen moet goedkeuren speelt eveneens een rol in deze berekening want zij moeten, als de factuur te laat is voor betaling, de facturen in kwestie opzoeken om vervolgens de status terug te koppelen aan de administratie. Wanneer veel medewerkers thuis aan het werk zijn of wanneer je bedrijf bestaat uit meerdere vestigingen, loont het al snel om dit proces te digitaliseren en zo kostbare arbeidstijd te besparen.

Hoe werkt het digitaal goedkeuren van facturen?

Hieronder wordt stapsgewijs het proces van digitale goedkeuring beschreven. Deze processtappen zijn gebaseerd op de ImageCapture workflow maar zullen voor de meeste workflowtoepassingen min of meer gelijk zijn.

Stap 1 Automatisch boeken van inkoopfacturen
Om gebruik te kunnen maken van digitale workflow voor de goedkeuring van je inkoopfacturen is het een voorwaarde dat je gebruik maakt van een scan en herkenoplossing voor het automatisch boeken van je inkoopfacturen. Veel van deze oplossingen hebben een eigen workflowtoepassing of sluiten aan op de workflowfunctionaliteit binnen jouw ERP.

Stap 2 Selectie fiatteur
De software maakt een boekingsvoorstel aan waarbij de fiatteurs op basis van een register automatisch worden geselecteerd. Je kunt registers op diverse manieren inregelen, bijvoorbeeld op basis van crediteur, grootboekrekening of met behulp van drempelbedragen (boven een bepaald bedrag wordt de factuur dan automatisch ter goedkeuring aangeboden aan de directie of inkoopafdeling).

Stap 3 De fiatteur krijgt bericht
De fiatteur ontvangt een bericht per e-mail met een link naar de goed te keuren facturen. Hij of zij kan de facturen vanaf iedere locatie, op ieder moment inkijken en goedkeuren, ook vanaf een smartphone of tablet. Handig, voor thuiswerkers of wanneer je vaak onderweg bent!

Stap 4 De fiatteur gaat goedkeuren
De fiatteur ziet niet alleen een digitaal plaatje van de factuur maar ook hoe de factuur geboekt is, op welke grootboekrekening of kostenplaats bijvoorbeeld. Ook kan hij of zij direct zien wie de factuur al behandeld heeft.

Stap 5 Een vraag stellen, delegeren of opmerken
Als de fiatteur een vraag heeft over de factuur kan hij deze stellen aan een collega. Ook kan de factuur door hem gedelegeerd worden of voorzien worden van een opmerking. Delegatie kan ook automatisch worden ingesteld bij vakantie of afwezigheid tijdens ziekte. Blijkt de boeking niet te kloppen? Dan kan de factuur, voorzien van een opmerking, direct teruggezet worden naar de administratie om de boeking te corrigeren.

Stap 6 De factuur wordt gedeblokkeerd en kan betaald worden
Tijdens het goedkeuringsproces zijn de facturen al geboekt in je administratie maar met de status geblokkeerd voor betaling. Pas nadat de factuur door alle fiatteurs is goedgekeurd, wordt deze vrijgegeven voor betaling. Zo voorkom je foutieve betalingen van facturen die niet correct zijn aangeleverd.

Digitaal archief

De facturen die gefiatteerd moeten worden maken onderdeel uit van een digitaal archief. Hier kunnen de medewerkers van de administratie snel terugvinden wat de status is van de facturen en bij wie deze ter goedkeuring zijn aangeboden. Het archief kan daarnaast ook gebruikt worden voor naslag, bijvoorbeeld om eerdere facturen te vergelijken met de ontvangen factuur. Ook het digitale archief is vanaf iedere locatie bereikbaar. (Uiteraard is de toegang in te regelen). Als de factuur volledig is goedgekeurd wordt ook de audit trail met alle fiatteringsinformatie bij de digitale factuur gearchiveerd. De facturen en de audittrail zijn ook opvraagbaar vanuit je financiële administratie, gekoppeld aan de boeking.

Meer weten over workflow voor de goedkeuring van jouw inkoopfacturen? Bekijk ook eens onze oplossingspagina Factuurverwerking met workflow en archief