Automatisering van het inkoopproces, automatisch matchen van inkooporderbevestigingen

Geplaatst: 10 juli 2018

Het automatisch matchen van inkoopfacturen met ontvangsten en bestellingen is standaardfunctionaliteit in ImageCapture for Invoices én een van de belangrijkste redenen voor handelsbedrijven om met de software te werken. 

Voor handelsbedrijven die werken met AFAS software of Ridder iQ, biedt ImageCapture nu ook de mogelijkheid om inkooporderbevestigingen van de leverancier automatisch te matchen met geregistreerde bestellingen. Hierdoor wordt ook het administratieve proces voorafgaand aan de verwerking van de inkoopfactuur, verder geautomatiseerd. 

Wanneer de inkoopadministratie een bestelling plaats bij een leverancier, ontvangt de administratie van de leverancier een bevestiging van de bestelling. De inkooporderbevestiging bevat de actuele leveranciersprijzen en de exact leverdatum van de goederen. Met behulp van ImageCapture for Documents en Invoices, worden ook de inkooporderbevestigingen automatisch gematcht met reeds geregistreerde bestellingen in het boekhoudsysteem. Het grote voordeel hiervan is dat de inkoop direct wordt bijgewerkt in uw administratie op basis van de meest actuele prijzen en de exacte leverdatum die vermeld wordt op de bevestiging van de leverancier. Geen verrassingen achteraf dus, wanneer u de factuur van de leverancier ontvangt. En geen onnodige administratieve handelingen zoals het afboeken van onvoorziene kosten en voorraadwaarde debitering. 

 

Het matchen van inkooporderbevestigingen in ImageCapture

 

 

De voordelen van het geautomatiseerd matchen van inkooporderbevestigingen

  • Geen fouten meer die bij handmatig verwerken ontstaan
  •  Veel snellere verwerking en matching van inkooporderbevestigingen met directe signalering van verschillen op artikelen, prijzen en bijkomende gegevens
  • Na acceptatie, direct bijwerken en verrijken van de openstaande inkoopporder
  • Koppeling met workflow
  • Inkooporderbevestigingen opvraagbaar vanuit de inkooporder en bij het verwerken van de factuur
  • Debitering van goederenontvangsten tegen de juiste, later te verwachten factuurwaarde
  • Actueel inzage in te verwachten leverdata

 

Meer weten over het automatisch matchen van inkooporderbevestigingen?

Op onze oplossingspagina inkoopordermatching vindt u meer informatie over deze ImageCapture toepassing. U kunt ook vrijblijvend contact met ons opnemen, wij informeren u graag over de mogelijkheden van ImageCapture voor uw inkoopadministratie.