Factuurverwerking met UBL of Robotic Accounting?

Geplaatst: 19 april 2017

UBL is sinds een aantal jaar sterk in opkomst! Toch is het concept al een decennia geleden bedacht; De keuze van de Nederlandse overheid om per 1 januari 2017 alle facturatie van leveranciers via UBL verplicht te stellen is één van de redenen dat UBL in Nederland nu een vlucht genomen heeft. UBL en E-facturatie zijn voor veel ondernemingen dé oplossing die hen dichter bij het volledig automatisch boekhouden brengt. Toch kleven er nog een aantal nadelen aan UBL, met name als we spreken over volautomatische factuurverwerking met gebruik van UBL. We hebben een aantal van deze voor- en nadelen op een rij gezet;

Voordelen van factuurverwerking met UBL

UBL wordt door de meeste boekhoudsoftware ondersteund. Er zijn dus vaak geen extra of hoge kosten verbonden aan de overstap naar UBL. 

De verwerkingstijd van UBL facturen is vaak een stuk korter dan de traditionele verwerking van (papieren) inkoopfacturen. Er wordt namelijk een boeking aangemaakt in uw administratie, waar in het traditionele boekingsproces sprake is van handmatige invoer van data.

UBL voorkomt invoerfouten. Doordat de informatie op een UBL factuur automatisch wordt overgenomen kunnen er geen (handmatige) fouten ontstaan bij de invoer van de data in uw boekhouding.

UBL bespaart kosten. Wanneer facturen elektronisch verzonden worden, bespaart u op kosten zoals porto en tijdrovende handelingen van uw medewerkers zoals uitprinten, opvouwen en in enveloppen steken.

Nadelen factuurverwerking met UBL

Alleen UBL facturen. Eigenlijk spreekt het voor zich, automatische factuurverwerking op basis van UBL kan dus alleen wanneer alle facturen in UBL formaat worden ontvangen. Hier blijkt de theorie nog af te wijken van de praktijk; Alhoewel een deel van de leveranciers inmiddels de facturen in UBL aanlevert, wordt het grootste deel van de facturen nog steeds in PDF verzonden. Ook buitenlandse leveranciers maken vaak nog gebruik van de traditionele wijze van facturatie. Ondanks dat de UBL facturen automatisch worden geboekt, zullen de overige facturen dus nog op andere wijze (handmatig) moeten worden ingevoerd.

Handmatig importeren van facturen

Alhoewel de UBL facturen elektronisch worden verzonden, worden deze in bijna alle gevallen nog niet automatisch opgehaald en ingeboekt in de boekhouding. De medewerker op de administratie zal de facturen eerst naar een locatie moeten verplaatsen (bijvoorbeeld een map op het netwerk) waarna in de financiële applicatie handmatig een import knop wordt bediend voor het ophalen van de facturen. Dit zijn twee momenten in het verwerkingsproces waarbij menselijke interactie nog steeds nodig is.

Geen controle op juistheid van de factuur. De grote angst van iedere boekhouder, facturen die ongezien worden ingeboekt of erger nog, betaald. Denk bijvoorbeeld aan de factuur voor een bestelling. Wanneer de factuur niet gecontroleerd wordt met de eerder geplaatste bestelling dan weet u eigenlijk niet of deze wel klopt. UBL voorziet niet in een inhoudelijke controle van facturen. U loopt hierdoor het risico dat facturen die niet correct zijn toch worden betaald.

Beperkte herkenningsmogelijkheden. Een UBL boeking is gebaseerd op de gegevens die worden aangeleverd. Staan bepaalde zaken niet op de factuur vermeld dan worden deze ook niet meegenomen in de boeking. UBL beschikt niet over de mogelijkheid om data te kunnen interpreteren. Boekingen op basis van UBL zijn in sommige gevallen dus niet volledig.

Robotic accounting met ImageCapture

Door ImageCapture software als een trechter te gebruiken kunt u alle soorten facturen op één uniforme wijze verwerken. Hierbij biedt ImageCapture de mogelijkheid van robot functionaliteit met geavanceerde technologie waardoor ook inhoudelijke controle (matchen met de inkooporder) van de factuur mogelijk wordt gemaakt. Ook kan de software data interpreteren bij complexe facturen zoals lease facturen en telefoonnota’s. Het automatisch koppelen van kentekens aan de bijbehorende kostenplaatsen of telefoonnummers aan medewerkersnummers. Wanneer facturen volledig automatisch worden verwerkt worden uw medewerkers pas in het goedkeuringsproces geconfronteerd met de documenten, dit is immers de enige stap in het verwerkingsproces waarbij menselijke interactie gewenst is. Uiteraard worden facturen die niet matchen of niet voldoen aan de vooraf bepaalde eisen om automatisch te kunnen verwerken wél altijd zichtbaar voor uw medewerkers. 

Meer weten over robotic accounting met ImageCapture?

De robot feature van ImageCapture wordt aan steeds meer standaardoplossingen toegevoegd. Zo is de functionaliteit nu beschikbaar voor gebruikers van Exact Globe en Online, AFAS en AccountView. Werkt u met een ander financieel systeem en bent u benieuwd of de robot functionaliteit ook voor u beschikbaar komt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, wij informeren u graag verder!