ImageCapture voor een paperless office

Geplaatst: 11 maart 2016

paperless office

Steeds meer organisaties maken dagelijks gebruik van ImageCapture software voor het geautomatiseerd verwerken van facturen. Op deze manier besparen zij jaarlijks op hun personele kosten en archiefkosten. Ook voorkomen zij hiermee veel fouten die door handmatig boeken worden veroorzaakt. Een andere, net zo belangrijke reden voor veel organisaties om over te gaan tot een digitaal proces, is de digitalisering en archivering van documenten. Dit is vaak de eerste stap tot het creëren van het felbegeerde paperless office.

Het ligt misschien voor de hand, maar heeft u er al eens aan gedacht om ook uw overige documenten te digitaliseren? Dit is niet alleen handig om het steeds groter wordende papierenarchief in te dammen, maar maakt ook de overige documentstromen op uw administratie transparant en inzichtelijk.

Inkomende post

Denk eens aan poststukken die van bureau naar bureau zwerven totdat iemand hier eindelijk opvolging aan kan geven. Of erger nog, ze raken zoek onderweg. Door de poststukken te digitaliseren kunnen ze gelijktijdig worden gedistribueerd naar de verschillende contactpersonen binnen uw organisatie, waardoor er bijtijds opvolging aan kan worden gegeven. Een koppeling met uw CRM systeem (bijvoorbeeld EOS, Exact Synergy of AFAS Profit) zorgt ervoor dat de documenten digitaal opvraagbaar zijn via verschillende invalshoeken. Denk hierbij aan relatiekaarten, projecten en overige voor u relevante posities. Met een druk op de knop haalt u moeiteloos correspondentie op uit uw systeem. Koppelt u het document aan een workflow? Dan heeft u eveneens inzage in de status van het af te handelen document. 

Pakbonnen

Ook gedigitaliseerde pakbonnen kunnen vanuit ImageCapture gekoppeld worden aan eerder geregistreerde bestellingen of ontvangsten in uw boekhoudprogramma. zo beheert u het complete dossier van bestelling tot ontvangst op één plaats. Bij vragen over de factuur kunt u de pakbon eenvoudig raadplegen en bij vragen over een ontvangen bestelling kunt u de pakbon digitaal meesturen aan de leverancier.

Bankafschriften

Hoe handig zou het zijn als u bij het nakijken van een boeking in het bankboek ook het digitale bankafschrift kunt inzien? Met ImageCapture kan het bankafschrift eenvoudig worden ingescand en gekoppeld aan de bijbehorende boeking in het bankdagboek. U kunt het bankafschrift digitaal raadplegen zonder dat u hoeft in te loggen in de bank of op zoek moet gaan in uw papieren archief. Alle benodigde gegevens staan centraal op één plek, namelijk in uw boekhoudpakket.

HRM dossiers

Op de HRM afdeling is het compleet hebben en houden van personeelsdossiers vaak een hele uitdaging! Losse documenten worden in papieren mappen bewaard of als één PDF bestand gedigitaliseerd en opgeslagen. Wanneer een bepaald document uit zo’n dossier benodigd is, kost het opzoeken hiervan vaak erg veel tijd. Als een document fysiek bewaard wordt loopt u daarnaast het risico dat dit per ongeluk in een verkeerd dossier terechtkomt waardoor het totaal onvindbaar is. Ook dan is de digitalisering van uw documenten een oplossing. Door uw personeelsdossiers te scannen en classificeren kunt u deze niet alleen per medewerker of afdeling digitaal archiveren, maar kunt u ook onderscheid maken in verschillende documenttypen zoals CV’s, legitimaties, gespreksverslagen en alle overige gewenste documentsoorten. De documenten zijn door slim gebruik van OCR technologie ook op tekst doorzoekbaar. Zo wordt het opzoeken en aanvullen van uw personeelsdossiers een stuk eenvoudiger en beheersbaarder. Ook bij deze toepassing is het mogelijk om onze software te koppelen aan uw personeelsmanagement systeem, bijvoorbeeld met de HRM module van AFAS of Exact Synergy. Zo kunt u de digitale documenten direct koppelen aan een medewerkerskaart en van daaruit raadplegen.

Meer informatie over de digitalisering van overige documenten vindt u op onze pagina Documentverwerking