De motor achter elk documentÂproces.
AI-first alles-in-één platform voor facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, verkooporders en andere documenten. ImageCapture herkent, matcht, controleert en verwerkt ze binnen je bestaande ERP-proces.
Met meer dan 35 jaar ervaring ondersteunen we meer dan 5500 operaties







Eén platform voor slimme documentverwerking.
Oplossingen voor elke documentstroom
Van financiele
tot operationele.
Automatische factuurverwerking
Automatiseer de verwerking van inkomende facturen: van herkenning en codering tot matching, goedkeuring en verwerking in je ERP.
E-facturatie (Peppol, XML)
Ontvang en verwerk e-facturen via Peppol, XML en UBL binnen je bestaande ERP-proces.
Orderbevestiging matching
Vergelijk orderbevestigingen automatisch met je inkooporders. Controleer prijzen, aantallen, artikelen en leverdata, zodat afwijkingen zichtbaar worden.
Orderverwerking automatiseren
Verwerk klantopdrachten sneller en betrouwbaarder: van e-mail, PDF of document naar verkooporder in je ERP
Inkoopmanagement
Breng aanvragen, bestellingen, budgetten en goedkeuringen samen in één gecontroleerd inkoopproces, zodat medewerkers eenvoudiger inkopen en finance meer grip houdt op verplichtingen en uitgaven.
Contractmanagement
Leg contractgegevens, afspraken, termijnen en acties centraal vast, zodat belangrijke momenten eerder zichtbaar zijn en contracten minder afhankelijk worden van losse bestanden en persoonlijke agenda’s.
Declaratiesoftware met app
Laat tijdrovende declaratieprocessen achter je en maak declareren eenvoudig en snel voor jouw team.
Zakelijke betaalkaarten
Geef medewerkers gecontroleerde betaalruimte met zakelijke betaalkaarten, terwijl bonnetjes, uitgaven en goedkeuringen direct worden vastgelegd binnen het bestaande declaratieproces.
Pakbon automatisering
Herken artikelen, aantallen en ordergegevens op pakbonnen en koppel deze aan bestellingen en goederenontvangsten, zodat leveringen sneller gecontroleerd en verwerkt kunnen worden.
Vrachtbrieven en CMR's
Vrachtbrieven, CMR’s en rittenlijsten scannen en automatisch koppelen aan orders op basis van barcodes of dossiernummers.
Serviceopdrachten verwerken
Verwerk binnenkomende serviceopdrachten automatisch tot een complete registratie in je service- of ERP-systeem, zodat planners en servicemedewerkers sneller met de juiste informatie kunnen werken.
Algemeen documentbeheer
Verwerk fysieke post, e-mails, formulieren en andere administratieve documenten digitaal, zodat informatie automatisch wordt herkend, gerouteerd en opgeslagen bij de juiste medewerker, afdeling of het juiste dossier.
AI bij
Scan Sys.
Onze AI-first software herkent documentinformatie in samenhang, van kopgegevens tot complexe regels en omschrijvingen. Zo wordt informatie sneller bruikbaar voor controle, matching en verwerking, terwijl medewerkers grip houden op uitzonderingen.
In koppeling met jouw ERP, financiële, TMS en CRM applicaties.
Scan Sys faciliteert naadloze integratie met gespecialiseerde oplossingen uit de markt. Zo is alle software die jij dagelijks gebruikt moeiteloos met elkaar verbonden.
Voor jouw sector
Documentverwerking die past bij hoe jij werkt.
Algemeen (MKB, MKB+, Enterprise)
Van zorg tot vastgoed, van onderwijs tot overheid, of een heel andere branche; of je nu een klein team aanstuurt of een organisatie met honderden medewerkers.
Maakbedrijven
In de maakindustrie draait alles om controle, continuïteit en snelheid. Als maakbedrijf heb je elke dag te maken met krappe deadlines, complexe processen en hoge kwaliteitseisen.
Retail & grootÂhandel
Eén fout in je orderflow kan doorwerken tot aan levering en facturatie. Wij helpen groothandels en retailbedrijven om rust te brengen in die dynamiek.
Voedingsindustrie
In de voedingsindustrie komt alles aan op snelheid, kwaliteit en naleving van regels. Elke order, levering of partij moet kloppen, van grondstof tot eindproduct.
Automotive
Van werkorders tot onderdelenfacturen: als alles klopt, loopt je operatie. Als het stokt, sta je stil. Wij helpen automotive bedrijven om hun processen slimmer te maken.
Transport & Logistiek
Je levert onder druk, werkt met veel schakels, en elk document telt, van vrachtbrief tot charterfactuur. Dan wil je dat je administratie net zo strak loopt als je planning.
Bouw & Installatie
In de bouw draait alles om voortgang, marges en overzicht. Deadlines zijn hard, budgetten krap, en vertragingen direct merkbaar. Dan wil je geen administratie die achter de feiten aanloopt.
Als we niet waren overgestapt, hadden we waarschijnlijk extra mensen nodig gehad. Nu kunnen we met hetzelfde team blijven groeien.
Euro Nordic Logistics: geen extra mensen, wel meer overzicht.
32.000+ facturen per jaar
250+ projecten per maand
1+ minimale FTE besparing
Plan een
vrijblijvende demo.
Ontdek hoe onze oplossingen het automatiseren van processen en documenten naar een hoger niveau tillen.
Head of Sales
Inspiratie
Het laatste nieuws en alle relevante insights over Scan Sys op een rijtje.