Alles-in-een oplossing
Voor geavanceerde documentverwerking.
- 5300+ succesvolle implementaties
- 60+ gecertificeerde koppelingen
- 34+ jaar ervaring
Ontdek onze oplossingen
Onze software, ImageCapture, helpt je dagelijkse taken te vereenvoudigen en te versnellen.
In koppeling met jouw ERP, financiële, TMS en CRM applicaties
Scan Sys faciliteert naadloze integratie met gespecialiseerde oplossingen uit de markt. Zo is alle software die jij dagelijks gebruikt moeiteloos met elkaar verbonden.
succesvolle implementaties
jaar kennis en ervaring
nieuwe projecten per jaar
medewerkers
standaard software koppelingen
Werk slimmer, sneller en makkelijker met Scan Sys
Met slimme, intuïtieve technologie en handige functionaliteit zorg jij dat jouw administratie zo efficiënt mogelijk opereert.
Integraties en import
Naadloze synchronisatie van crediteuren en analytische velden.
Verwerk alle documenten uniform, van papier tot PDF’s en formaten zoals UBL/XML en Peppol.
Direct bijwerken van contactgegevens en boekingsinformatie.
BoekingsfunctionaliteitÂ
Automatisch boeken op kostenplaatsen, kostendragers en grootboekrekeningen.
Matchen met orders op kop- en regelniveau.
Automatiseert boekingsvoorstellen en matching door patronen te herkennen.
Workflow en fiattering
Stel goedkeuringsregels in op o.a. leverancier, grootboek of kostenplaats.Â
Beheren en goedkeuren waar je ook bent, via smartphone, tablet of PC.
Volledig matchende facturen automatisch goedgekeurd via Systeemakkoord.
Plan een vrijblijvende demo
Ontdek hoe onze oplossingen het automatiseren van processen en documenten naar een hoger niveau tillen.
Dit doen we onder andere voor
en nog 5200+ andere implementaties!
Maak kennis met Scan Sys
Een hecht team mensen, gedreven door passie om onze klanten te helpen. Vol enthousiasme laten we de wereld kennis maken met onze oplossingen en werken we samen aan implementaties en nieuwe ontwikkelingen.
Karin
Projectcoördinator
Nitin
Inbound Support
Fleur
Accountmanager
Danny
Consultant
Nieuws
Het laatste nieuws en alle relevante insights over Scan Sys op een rijtje.
E-facturatie in Europa: wat het voor jouw organisatie…
Veel organisaties die internationaal zakendoen, merken het op een moment dat ze het niet verwachten: een Belgische klant die een…
lees meer
Nieuwe Archiefwet 2027: wat verandert er per 1…
De Belastingdienst vraagt om een factuur uit 2021. Je collega die het archief beheerde, werkt er niet meer. De map…
lees meer
Scan Sys 35 jaar
Scan Sys bestaat 35 jaar. Lang genoeg om meerdere fases van de markt mee te maken, lang genoeg om te…
lees meer
De verborgen keten achter productie
In maakbedrijven verloopt de keten van order tot factuur zelden zo soepel als op papier. Orderbevestigingen wijken af, leveringen komen…
lees meer
Uitdagingen voedingsindustrie: 6 knelpunten in de administratie
Binnen de voedingsindustrie zijn productie- en logistieke processen doorgaans goed ingericht en voorspelbaar. De grootste uitdagingen in de voedingsindustrie ontstaan…
lees meer
Fiattering van facturen zonder duidelijke onderbouwing
De auditor vraagt waarom een factuur is gefiatteerd. Je herkent het document, weet nog dat je ernaar hebt gekeken en…
lees meer
10 jaar Jos Zimmermann: procesherontwerp, eigenaarschap & AI
Als je de afgelopen tien jaar naar finance en operatie kijkt, zie je één duidelijke verschuiving: van registreren wat er…
lees meer
Peppol problemen na aansluiting
Peppol problemen ontstaan niet altijd bij de aansluiting zelf. Veel organisaties zijn formeel aangesloten op het netwerk en voldoen aan…
lees meer
Fiattering als beslismoment in procesautomatisering
Procesautomatisering begint vaak met een helder doel: het moet sneller. Facturen sneller verwerken, dossiers sneller doorzetten, minder wachttijd tussen afdelingen.…
lees meer
De Peppol tolerantieperiode in België loopt af
De Peppol tolerantieperiode loopt tot 31 maart 2026. De verplichting tot gestructureerde B2B-e-facturatie geldt al sinds 1 januari 2026 (FOD…
lees meer
Waarom knelpunten aan het begin van het boekjaar…
Het begin van het boekjaar is voor veel organisaties een logisch moment om vooruit te kijken. Doelen worden aangescherpt, budgetten…
lees meer
Wanneer wordt procesautomatisering echt rendabel?
Procesautomatisering wordt door veel organisaties gezien als een logische volgende stap in digitalisering. In een breed scala aan verschillende industrieën…
lees meer
Begin van het boekjaar: 5 inzichten om beter…
Voor veel finance managers begint het begin van het boekjaar onrustig. Meer vragen, meer uitzonderingen en processen die ineens stroperiger…
lees meer
Van 2025 naar 2026: een terug- en vooruitblik
Een nieuw jaar is een logisch moment om even terug te kijken. Niet uitgebreid analyseren of alles nog eens dunnetjes…
lees meer
UK e-invoicing verplichting vanaf 2029
De UK e-invoicing verplichting gaat in op 1 april 2029 en heeft gevolgen voor alle btw-geregistreerde bedrijven in het Verenigd…
lees meer
Verkooporderverwerking automatiseren: waar begin je?
Een volle inbox. Klantopdrachten die blijven liggen. Prijsafspraken die handmatig gecontroleerd moeten worden. Voor veel verkoopteams is dit het punt…
lees meer
Gecentraliseerd klantopdrachten behandelen: zo werkt het in de…
Steeds meer organisaties merken dat hun orderproces kwetsbaar wordt zodra het drukker wordt. Klantopdrachten komen binnen bij verschillende collega’s, afwijkingen…
lees meer
Checklist: Is het tijd om klantopdrachten automatisch te…
In veel organisaties worden klantopdrachten nog steeds handmatig verwerkt. Maar op welk moment wordt het slimmer om klantopdrachten automatisch te…
lees meer
E-facturatie grace period in België: drie maanden tolerantie…
België heeft op 2 december 2025 bevestigd dat er een drie maanden durende e-facturatie grace period geldt voor de nieuwe…
lees meer
Voorspelbaar inkoopproces: de basis voor stabiele budgetten
Budgetten kloppen vaak perfect op papier, maar raken gaandeweg toch uit balans. Niet door grote uitgaven, maar doordat bestellingen en…
lees meer
Peppol uitleg: de 7 grootste misverstanden op een…
Peppol krijgt veel aandacht nu landen toewerken naar verplicht e-factureren. Veel organisaties zoeken daarom naar duidelijke Peppol uitleg. Wat verandert…
lees meer
Exact Globe Next stopt, wat nu?
De ondersteuning van Exact Globe Next stopt in 2026, waardoor organisaties keuzes moeten maken over hun financiële en administratieve toekomst.…
lees meer
Scan Sys opent tweede vestiging in dotNL te…
Vanaf oktober 2025 opent Scan Sys haar tweede vestiging in het dotNL Clubhuis te Leusden. Een bijzondere mijlpaal in onze…
lees meer
Automatisering charterfacturen zonder ruis
In de transportwereld draait alles om timing. Ritten moeten op tijd vertrekken, vrachtbrieven moeten compleet zijn en facturen moeten kloppen.…
lees meer
Exact Online Premium uitgelegd
Een overzicht van functies, toepassingen en overwegingen voor organisaties die hun processen willen voorbereiden op de toekomst. Steeds meer organisaties…
lees meer
Afwijkingscontrole in automotive
Waarom inzicht in afwijkingen de sleutel is tot een betrouwbare administratie In de automotive draait alles om snelheid, precisie en…
lees meer
Peppol verplichting 2026 voorbereiden begint vandaag
Peppol verplichting 2026 voorbereiden begint nu. Eigenlijk gisteren, maar het goede nieuws: je bent nog niet te laat.Vanaf 2026 verandert…
lees meer
Exact Globe+: nieuw platform, nieuwe mogelijkheden
Steeds meer organisaties bereiden zich voor op de overstap naar Exact Globe+, de opvolger van Exact Globe Next. Omdat de…
lees meer
Exact Globe Next end of life in 2026:…
In maart 2026 bereikt Exact Globe Next zijn end of life. Dat betekent dat Exact stopt met het uitbrengen van…
lees meer
Peppol E-facturatie 2026
Vanaf 2026 wordt Peppol dé standaard in Europa. Dat klinkt groot, maar het hoeft geen stress te geven. Met de…
lees meer
Claever koppeling: automatisering die finance en foodprocessen verbindt
In de foodindustrie lopen praktijk en administratie niet altijd synchroon. Leveringen wijken af, prijzen veranderen, processen bewegen mee. Met de…
lees meer
Nieuw: klantopdracht administratie automatiseren met AFAS en Scan…
Hoeveel tijd kost het jullie nog om handmatig te verwerken wat je met administratie automatiseren in AFAS eenvoudig kunt versnellen?…
lees meer
ImageCapture nu volledig beschikbaar voor Ridder iQ in…
Waarom kiezen voor ImageCapture en Ridder iQ cloud Voor steeds meer maakbedrijven is Ridder iQ in de cloud een logische…
lees meer
Waarom een leveranciersbevestiging de sleutel is tot een…
Een klant die moet wachten op zijn bestelling omdat één schakel in de keten faalt: het komt vaker voor dan…
lees meer
Nieuwe Archiefwet 2026: dit verandert er per 1…
Wat verandert er per 1 juli 2026 met de nieuwe archiefwet? De nieuwe Archiefwet 2026 treedt op 1 juli 2026…
lees meer
AI in financiële processen: hoe voeg je echt…
AI in financiële processen: van hype naar structurele meerwaarde Hoe voeg je AI zó toe aan financiële processen dat het…
lees meer
Een digitale administratie voor maakbedrijven: belangrijker dan ooit
De digitale administratie voor maakbedrijven is belangrijker dan ooit. De druk op de Nederlandse maakindustrie neemt razendsnel toe. Terwijl kosten…
lees meer
Foutgevoelige processen in transport: kleine vergissingen, grote gevolgen
Iedereen in transport en logistiek kent het: een kleine administratieve vergissing kan onverwacht veel impact hebben. Een verkeerd ingevoerd ritnummer,…
lees meer
Compliance in transportadministratie: van vinkje naar verantwoordelijkheid
De administratieve druk in transport en logistiek neemt toe. Waar compliance vroeger vooral betekende dat de juiste documenten aanwezig waren,…
lees meer
Data traceerbaarheid in transport & logistiek: van document…
In de logistiek draait alles om informatie, en tegenwoordig data traceerbaarheid. Elke rit, factuur of vrachtbon laat een spoor van…
lees meer
Personeelstekort in transport: wat betekent het voor de…
Het personeelstekort in transport en logistiek is inmiddels structureel. Volgens cijfers van Transport en Logistiek Nederland (TLN) ervaart ruim twee…
lees meer
Facturen goedkeuren: Waarom dit de stille killer is…
Je administratie is strak geregeld. Je ERP doet z’n werk. De processen lijken op orde. En toch… blijven er facturen…
lees meer
Declaratieproces automatiseren? Begin bij hoe je betaalt
Declaratieproces automatiseren? Begin bij hoe je betaalt. Het declaratieproces automatiseren begint niet alleen bij software, maar bij hoe je het…
lees meer
Scan Sys steunt Henk Schobben bij Alpe d’HuZes
Bij Scan Sys geloven we dat sterke samenwerkingen verder gaan dan alleen business. We werken al jarenlang nauw samen met…
lees meer
Digitaal archief doorzoeken in de Web Client
Een goed georganiseerd factuurarchief is essentieel voor efficiënt financieel beheer. Of je nu een factuur wilt controleren, een goedkeuringsproces wilt…
lees meer
Repeterende facturen automatisch verwerken? Simpel!
Veel organisaties verwerken regelmatig terugkerende facturen, zoals huurfacturen, verzekeringsnota’s of abonnementskosten. Deze steeds opnieuw handmatig boeken kost niet alleen tijd,…
lees meer
Van 2024 naar 2025, een terug- én vooruitblik
Gelukkig nieuwjaar! Het begin van een nieuw jaar is een perfect moment om terug te kijken op de hoogtepunten van…
lees meer
Microsoft Graph Email koppeling instellen en onderhouden
Wegens het uitfaseren van Basic Authentication voor Office 365 ondersteunt ImageCapture nu OAuth-autorisatie. Microsoft heeft Basic Authentication beëindigd en OAuth…
lees meer
Webinar: Exact Globe orderbevestigingen en verkooporderverwerking
In deze opname tonen we hoe onze software naadloos integreert met Exact Globe (+) om het afstemmen van inkooporderbevestigingen te…
lees meer
Authenticatie app en twee staps verificatie tegen cybercriminaliteit
We snappen dat je liever niet bezig bent met extra beveiligingsstappen die je werk moeilijker maken. Toch is het gebruik…
lees meer
P2P en contractmanagement; 5 uitdagingen én oplossingen
Een goed georganiseerd P2P en contractmanagement is essentieel voor het soepel laten verlopen van bedrijfsprocessen. Vooral bedrijven met complexe supply…
lees meer
Je workflow delegeren tijdens jouw vakantie
De zomer is in volle gang en je bent wellicht van plan om je werk even achter je te laten…
lees meer
Vervanger instellen bij afwezigheid
Binnen ImageCapture is het mogelijk om een vervanger in te stellen. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat belangrijke taken, zoals het…
lees meer
Ontdek de nieuwe “Stel een vraag” functionaliteit
Bij Scan Sys streven we er voortdurend naar om onze software te innoveren en aan te passen aan de behoeften…
lees meer
Scan Sys sluit zich aan bij Blinqx
Met grote opwinding delen wij vandaag het nieuws dat Scan Sys zich heeft aangesloten bij Blinqx. Deze samenwerking markeert een…
lees meer
Van lokale installatie naar de Cloud? ImageCapture beweegt…
Van lokale installatie naar de Cloud? In een tijd waarin digitalisering en efficiëntie centraal staan, is het geen verrassing dat…
lees meer
Webinar: Een stap verder met Exact Globe (+)
Een stap verder met Exact Globe. In dit webinar ontdek je wat ImageCapture precies zo sterk maakt. Haal jij al…
lees meer
Handleiding: 2FA verplicht in ImageCapture Online
In een tijdperk waarin digitale veiligheid een steeds prominentere rol speelt, is het essentieel om de bescherming van onze online…
lees meer
ImageCapture Web Client: mogelijk via Cloud én On-Premise
Cloud en On-Premise, twee verschillende benaderingen maar beide beschikbaar op één platform: ImageCapture Web Client. In de complexe wereld van…
lees meer
5 voordelen van geautomatiseerde declaratieverwerking met ImageCapture
Door declaraties nog steeds handmatig te verwerken loop je de enorme voordelen van geautomatiseerde declaratieverwerking mis. Is het beheren van…
lees meer
Grip op het inkoopproces: Automatisch matchen van inkooporderbevestigingen
Neem de controle over het inkoopproces, een procedure waar elk moment telt en elke euro van belang is. Het beheersen…
lees meer
Vooruitdenken: Het geheim voor een succesvolle jaarafsluiting
Een jaarafsluiting is meer dan een administratieve taak; het is een cruciale fase waarin het verleden wordt afgesloten en de…
lees meer
Jouw boekhoudsoftware automatiseren met ImageCapture
Of je nu al jarenlang vertrouwt op boekhoudsoftware, net begonnen bent of onlangs bent overgestapt naar een ander boekhoudpakket, Scan…
lees meer
Naamswijziging bij leverancier? T-Mobile en Tele2 worden Odido
In de altijd draaiende wereld van factuurverwerking en automatisering, zijn precisie en aanpassingsvermogen van cruciaal belang. In deze blog onderzoeken…
lees meer
Invalid class-error in ImageCapture oplossen
Tijdens het beheren van gebruikers en rechten in ImageCapture verloopt alles meestal soepel. Toch kan het in sommige gevallen voorkomen…
lees meer
Problemen met de webapplicatie? Wis je cache en…
Merk je dat pagina’s in onze webapplicatie niet goed laden of dat bepaalde functies niet reageren zoals verwacht? Dit kan…
lees meer
Export-errors in ImageCapture oplossen
Bij het exporteren van boekingen vanuit ImageCapture naar een boekhoudsysteem verloopt de verwerking in de meeste gevallen zonder problemen. Toch…
lees meer
UBL-facturen verwerken met ImageCapture
Ontdek hoe ImageCapture een efficiënte oplossing biedt voor het verwerken van UBL-facturen. Als standaard bestandsformaat voor elektronisch factureren worden UBL-facturen…
lees meer
Database vol? Zo maak je ruimte vrij in…
Als de database van ImageCapture vol raakt, kan dat leiden tot trage prestaties of zelfs het stilvallen van je documentverwerking.…
lees meer
Online data aangestuurd synchroniseren in ImageCapture
ImageCapture koppelt naadloos met cloud-based boekhoud- of ERP-systemen. Nieuwe data – zoals relaties of grootboekrekeningen – wordt normaal gesproken op…
lees meer
ImageCapture Web Client installeren en configureren via IIS
Wil je ImageCapture gebruiken zonder lokale installatie? Met de ImageCapture Web Client kunnen gebruikers eenvoudig via de browser inloggen en…
lees meer
AFAS-Gebruikerstokens beheren in ImageCapture
Gebruik je ImageCapture in combinatie met AFAS? Dan is het belangrijk dat de koppeling goed werkt via zogeheten AFAS gebruikerstokens.…
lees meer
Taal wijzigen in ImageCapture: herstellen van Engelse veldnamen
Krijg je in ImageCapture ineens Engelse of technische veldnamen te zien, zoals Identification of Amount in plaats van Leverancier of…
lees meer
Gebruikers beheren in ImageCapture: aanmaken, verwijderen en foutmeldingen
Gebruikers beheren in ImageCapture is cruciaal voor een veilige, juiste en efficiënte werkomgeving. Met de juiste instellingen voorkom je ongewenste…
lees meer
Wachtwoord resetten in ImageCapture Manager
Kan een gebruiker niet meer inloggen in ImageCapture vanwege een vergeten wachtwoord? Geen zorgen – met beheerdersrechten kun je eenvoudig…
lees meer
Gebruik Print to PDF in ImageCapture bij importproblemen
Hoe helpt Print to PDF functionaliteit bij als een PDF-factuur niet direct te importeren is in ImageCapture? Dit kan komen…
lees meer
Spookfacturen herkennen en blokkeren
Heb je ooit een ongevraagde factuur ontvangen voor producten of diensten die je nooit hebt besteld? Dan kan het zijn…
lees meer
Workflows en fiattering beheren in ImageCapture
Wil je fiattering beheren in ImageCapture? Moet er iets gewijzigd worden in de workflow schema’s? In deze handleiding lees je…
lees meer
Troubleshooting: Problemen met de Client Service in ImageCapture…
Ervaar je problemen met de Client Service in ImageCapture? Dan is het belangrijk om snel te achterhalen waar het probleem…
lees meer
Documentstatussen in ImageCapture toegelicht
Vraag je je af wat de verschillende documentstatussen in ImageCapture precies betekenen? Of waarom een document bijvoorbeeld blijft hangen in…
lees meer
Troubleshooting: Problemen met automatische taken
Ervaar je problemen met automatische taken in ImageCapture, werkt het niet zoals gewend? Blijven documenten hangen of komen e-mails niet…
lees meer
De 5 grootste voordelen van ImageCapture Workflow
Dat je met een digitaal goedkeuringsproces kostbare tijd bespaart op het fiatteren en verwerken van je inkoopfacturen, zal je misschien…
lees meer
Wanneer is het tijd om mijn administratie te…
Een groeiende onderneming betekent ook een groeiende administratie. Misschien is er al iemand aangenomen voor de administratie maar de documentstromen…
lees meer
Waarom is het handmatig verwerken van inkoopfacturen zo…
Het automatiseren van je bedrijfsprocessen zorgt voor meer efficiency en op die manier bespaar je dus kostbare tijd. Veel organisaties…
lees meer
Licentie bijwerken in ImageCapture
Het kan voorkomen dat je de licentie van ImageCapture moet bijwerken. Dit kan nodig zijn als een tijdelijke licentie is…
lees meer
Inkoopfacturen boeken? Gooi alles maar op een stapel!
Veel van onze gebruikers ontvangen een mix van verschillende soorten inkoopfacturen op de administratie. Zo worden inkoopfacturen meestal verstuurd via…
lees meer
Ontdek het gemak van factuurherkenning op regelniveau!
Ook wanneer je als organisatie geen duizenden inkoopfacturen per maand te verwerken hebt, kan het geautomatiseerd boeken van je inkoopfacturen…
lees meer
Productvideo: Klantopdracht tot verkooporder in Exact Globe(+)
Binnenkomende klantorders komen in veel organisaties nog binnen als PDF of losse e-mails. Met deze uitbreiding op ImageCapture kun je…
lees meer
Geautomatiseerd verwerken van brandstofnota’s
Het verwerken van een brandstofnota is voor de meeste transportondernemingen een tijdrovende en foutgevoelige opgave. De brandstofnota is een verzamelfactuur die…
lees meer