factuurverwerking-icon

Factuurverwerking

Bij veel bedrijven en instellingen worden jaarlijks duizenden inkoopfacturen handmatig verwerkt. Dit is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt van de medewerkers op de administratie. Facturen worden handmatig geboekt en ter controlering en accordering voorgelegd aan de budgethouders, waarna de facturen verdwijnen in een archief. Niet alleen is dit handmatige proces een tijdrovende bezigheid, het is ook erg foutgevoelig. Facturen kunnen kwijt raken en kostbare archiefruimte wordt in beslag genomen.

Handmatig proces factuurverwerking

Ontvangst Inboeken Fiatteren Betalen Archiveren
Openen Coderen Sorteren Sorteren Sorteren
Stempelen Boeken Verspreiden Fiatteren Archiveren
Sorteren Toewijzen Bijhouden log Betalen Opzoeken

 

Procesboekingsvoorstel factuurverwerking

Geautomatiseerd proces met imagecapture.

 Digitale fiattering in ImageCapture Web

Naast de geautomatiseerde verwerking van uw facturen, biedt ImageCapture Web voor een groot aantal koppelingen ook de mogelijkheid tot het digitaal fiatteren van uw facturen. Nadat de factuur is ingelezen wordt er een automatisch boekingsvoorstel aangemaakt waarbij u kunt aangeven door wie u de factuur wilt laten beoordelen. De boeking wordt dan geblokkeerd aangemaakt in uw administratie zodat u wel direct inzage heeft in uw kosten, maar niet het risico loopt dat facturen al betaald worden zonder dat deze inhoudelijk zijn geaccordeerd. ImageCapture stuurt een automatisch bericht naar de fiatteurs met de melding dat er facturen klaar staan ter goedkeuring. De aangewezen fiatteur opent zijn ImageCapture Web omgeving waar hij de facturen kan inzien, goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega en eventueel kan voorzien van een opmerking. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt de boeking gedeblokkeerd in uw administratie en wordt deze zichtbaar op de betaallijst. Het digitale document wordt automatisch verrijkt met een bijlage pagina waarop de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.

 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking op een rij:

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met de meest gebruikte financiële applicaties
  • Koppeling met workflow
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Digitale fiattering
  • Wijzigen en aanmaken van crediteurgegevens in ImageCapture
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoop- en inkoopfacturen
  • Koppelingen met diverse accountancy portals en financiële systemen
Referenten
Onze klanten aan het woord
Oplossingen