Documentverwerking

Iedere organisatie heeft verschillende documentstromen zoals inkomende post, personeelsdossiers, bankafschriften, orders en pakbonnen. Veel van deze documenten worden nog niet digitaal aangeleverd en nemen hierdoor kostbare archiefruimte in beslag. Ook raken documenten zoek waardoor bedrijfsprocessen vertraging oplopen. Bij het handmatig overtypen van data worden regelmatig fouten gemaakt.

ImageCapture for Documents digitaliseert documenten in een handomdraai

ImageCapture is flexibele scanning software die de documentstromen binnen uw organisatie digitaliseert en automatiseert waardoor u kostbare verwerkingstijd én archiefruimte bespaart. Door uw documenten bij binnenkomst te digitaliseren heeft u voortaan direct beschikking over een digitaal archief dat vanaf iedere gewenste locatie en op ieder moment toegankelijk is. Denk hierbij aan geboekte facturen, kasbonnen en bankafschriften die gekoppeld kunnen worden aan de mutaties in uw boekhoudsysteem. Of orderbevestigingen en vrachtbrieven die opvraagbaar zijn vanuit de orderadministratie. Ook gescande personeelsdossiers en notariële dossiers kunnen voortaan geraadpleegd worden vanuit de HRM of NIS applicatie. Alle documenten worden met behulp van OCR technologie verwerkt, waardoor deze volledig op tekst doorzoekbaar zijn.

Inkomende post

Inkomende poststukken circuleren vaak fysiek van bureau naar bureau waarbij ze onderweg kunnen blijven liggen, bijvoorbeeld bij een afwezige collega. In sommige gevallen raken ze zelfs kwijt waardoor er niet, of niet tijdig opvolging aan gegeven wordt. Door alle documenten direct bij binnenkomst te scannen voorkomt u onnodige vertraging in de afhandeling. De verschillende poststukken kunnen op één stapel gescand worden in ImageCapture, waarna de documenten automatisch (met behulp van barcodes) of interactief op het scherm gekoppeld kunnen worden aan de juiste relatie in uw CRM applicatie. De poststukken kunnen op het scherm snel geïndexeerd worden waarbij relevante gegevens uit uw CRM applicatie geselecteerd kunnen worden. Door middel van drag and drop kunnen omschrijvingen eenvoudig aan het document ontrokken worden om bijvoorbeeld als omschrijving aan het bestand mee te geven. Wanneer uw CRM applicatie workflow mogelijkheden biedt voor de verwerking van de documenten, kunnen deze vanuit ImageCapture automatisch worden opgestart. Ook is het mogelijk de documenten (automatisch) te mailen vanuit ImageCapture naar de betrokkenen. De digitale documenten worden gearchiveerd in uw achterliggende CRM applicatie (of iedere andere gewenste locatie zoals een beveiligde map op het netwerk) en zijn opvraagbaar vanaf de relatiekaart. Alle gegevens worden dus op één plek beheert, namelijk uw CRM. 

HRM dossiers

Iedere HR afdeling heeft te maken met papieren documenten zoals arbeidsovereenkomsten, loonheffingsverklaringen en studieovereenkomsten. Eigenlijk alle documenten die voorzien moeten worden van een handtekening. Deze documenten worden veelal bewaard in mappen die worden opgeborgen in een archiefruimte. Een van de meest gehoorde klachten over het gebruik van een papieren personeelsarchief is het slecht terug kunnen vinden van de documenten. Daarnaast is het controleren op volledigheid en aanwezigheid van de documenten een lastige klus. De documenten raken soms kwijt omdat ze verkeerd gearchiveerd worden, maar ook brand en waterschade zijn een bedreiging voor uw papieren personeelsarchief. tot slot kan een papieren archief behoorlijk wat ruimte in beslag nemen.

Zowel bestaande dossiers als nieuwe HR documenten kunnen met behulp van ImageCapture eenvoudig gedigitaliseerd worden, gekoppeld aan uw personeelsmanagement (HRM) systeem. De verschillende documenten zoals CV’s, legitimaties, diploma’s en contracten kunnen op één stapel gescand worden waarna deze automatisch (met barcode) of interactief op het scherm gekoppeld kunnen worden aan de juiste medewerkerskaart in uw HRM applicatie. Intern aangemaakte documenten zoals arbeidsovereenkomsten, evaluatieformulieren en gespreksverslagen kunnen automatisch worden geclassificeerd per medewerker ID en documenttype op basis van barcodes die bij het afdrukken direct worden meegegeven. De digitale documenten worden gearchiveerd in uw HR applicatie onder de medewerkerskaart. Alle gegevens worden dus op één plek beheert, namelijk uw HR systeem.

 

Overzicht beschikbare koppelingen

Op onze pagina Overige koppelingen vindt u een overzicht van al onze beschikbare koppelingen ten behoeve van documentverwerking. Staat uw applicatie hier niet tussen? Scan Sys ontwikkelt continue nieuwe standaardkoppelingen met diverse applicaties. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

 

De voordelen van (geautomatiseerde) documentverwerking op een rij

  • Overal en altijd inzage in uw documenten, besparing op kostbare archiefruimte
  • Koppelingen met scanners en alle gangbare multifunctionals met scan to file of scan to email optie
  • Documentindexatie: door vrij te definiëren kenmerkvelden worden de gescande documenten (automatisch) geïndexeerd
  • Beeldverbetering: gescande documenten worden automatisch rechtgezet en ontdaan van ruis, zwarte randen en lege achterkanten
  • Tekstherkenning: door gebruik van OCR herkenning worden documenten vindbaar op de inhoud van het document
  • De verwerkte gegevens en documenten kunnen in diverse bestandsformaten (CSV, XML, ASCII, PDF, TIFF, JPG, PNG) worden geëxporteerd of direct naar uw database applicatie worden weggeschreven
  • Verwerkte documenten en gegevens kunnen automatisch via mailberichten worden verzonden of via FTP processen worden geupload
  • Diverse standaardkoppelingen met Document Management, ERP en Financiele applicaties.
  • Personeelsdocumenten worden gekoppeld aan uw HRM applicatie en zijn direct vanuit medewerkerskaarten opvraagbaar
  • Notariële dossiers en inkomende documenten zijn opvraagbaar vanuit de dossiers in uw Notarieel Informatie Systeem
Oplossingen