Transport

Transportsector

Scan Sys heeft veel kennis en ervaring opgedaan in de transportsector. Wij zijn dan ook vertrouwd met alle gangbare administratieve processen, regels en systemen van uw branche. Onze software ImageCapture stroomlijnt niet alleen uw processen, maar integreert ook perfect met uw Transport Management Systeem (TMS) en boekhoudsysteem. Met ImageCapture bespaart u kostbare tijd op het verwerken van vrachtbrieven en overige vrachtdocumenten.

 

Digitaal verwerken van vrachtdocumenten en CMR’s

ImageCapture snijdt een groot aantal handmatige handelingen uit uw bedrijfsprocessen. Zo worden documenten zoals vrachtbrieven, CMR documenten, manifesten, inkoopfacturen en dagstaten grotendeels automatisch verwerkt in ImageCapture en gekoppeld aan uw TMS. De documenten zijn direct vanuit de achterliggende applicatie opvraagbaar.

CMR’s scant u per batch op rit, charter, trailer of op ieder ander gewenst niveau. De CMR’s worden gekoppeld aan het zendingsnummer in uw transportadministratie. Alle gescande documenten worden automatisch gearchiveerd en zijn toegankelijk vanuit uw TMS en Tracking & Tracing.

De combinatie van de modules ImageCapture for Documents en ImageCapture for Forms maakt het mogelijk colli- en emballagemutaties geautomatiseerd te verwerken. Ook manco’s en schades kunnen worden opgenomen. Alle informatie wordt gekoppeld aan de dossiers in uw TMS.

 

Geautomatiseerde verwerking van aftekenlijsten

ImageCapture for Runsheets splitst gescande aftekenlijsten op in losse zendingsregels en maakt ze direct opvraagbaar vanuit uw TMS. De module detecteert ook automatisch of er een handtekening is gezet. U kunt ze vervolgens afzonderlijk versturen of publiceren, bijvoorbeeld voor Track & Trace.

De voordelen van geautomatiseerde vrachtbrief en aftekenlijstverwerking op een rij:

  • Minder papiergebruik: In plaats van één vrachtbrief per zending kunnen verschillende zendingsregels op dezelfde pagina worden afgedrukt.
  • Snellere verwerking: Een enkele runsheet wordt sneller gescand dan tientallen vrachtbrieven. Door de handtekening-herkenning kunnen niet bezorgde goederen veel sneller en efficiënter verwerkt worden.
  • De software integreert volledig met uw TMS. Leveringsbewijzen kunnen snel opgevraagd worden en digitaal worden verzonden of beschikbaar gemaakt in uw Tracking & Tracing systeem.

Geautomatiseerde factuurverwerking

Naast het handmatig verwerken van vrachtdocumenten heeft iedere transportonderneming te maken met de verwerking van inkomende facturen. De fysieke verwerking van deze documenten is tijdrovend en u heeft tijdens het verwerkingsproces geen inzage in uw kosten en de status van uw facturen. Geautomatiseerde factuurverwerking met onze module ImageCapture for Invoices zorgt voor een besparing op invoertijd en voorkomt fouten die bij het handmatig invoeren ontstaan. De documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en kunnen niet meer zoek raken. Een koppeling met workflow processen zorgt dat uw facturen altijd beschikbaar zijn voor de juiste medewerkers. Dat geeft een volledig overzicht en controle over het verwerkingsproces, waardoor u geen betalingskortingen misloopt.

Transportbedrijven en expediteurs die opdrachten uit-charteren willen hun inkoopfacturen direct matchen op openstaande transportopdrachten. ImageCapture for Invoices vergelijkt de ingelezen factuur met openstaande orders en maakt verschillen tussen factuurbedragen en voorcalculaties direct zichtbaar. Met elektronische fiattering kunnen de facturen vervolgens direct aan planners of budgethouders ter opvolging worden aangeboden.

Factuurverwerking en Vrachtbrieven en Aftekenlijsten 

Standaard applicatiekoppelingen 

ERP en financiële koppelingen en TMS koppelingen.

Meer dan 300 transportbedrijven en expediteur.

 

Referenten
Onze klanten aan het woord
Branches