Automatisering van administratieve processen in het MKB

Geplaatst: 2 februari 2017

Organisaties in het MKB kampen vaak met vraagstukken die gerelateerd zijn aan hun bedrijfsgrootte en de markt waarin zij bewegen. Met name voor deze ondernemersgroep bestaat de noodzaak om administratieve processen te automatiseren. Enerzijds om met beperkte (personele) middelen groei te kunnen blijven realiseren en anderzijds omdat interne kosten omlaag moeten. Automatisering is voor deze doelgroep hét toverwoord! Daarnaast wijst recent onderzoek van de Aberdeen Group uit dat 41% van de small business ondernemingen de administratieve processen wil automatiseren om additionele kosten zoals incasso te voorkomen en 51% van de ondervraagden uit ditzelfde onderzoek geeft aan te automatiseren om centralisatie van de administratie te realiseren. Een goede verstandhouding met de leverancier en de mogelijkheid om in aanmerking te komen voor betalingskortingen zijn verder belangrijke overwegingen voor de MKB-er om administratieve processen te automatiseren.

Beperkte middelen

Een MKB onderneming beschikt vaak over beperkte financiële middelen. Dat betekent dat de onderneming kwetsbaar is wanneer er een verkeerde investering wordt gedaan. Ook is de kleinere onderneming gevoeliger voor marktwerking en politieke invloeden. Waar grotere organisaties tegenslagen makkelijker kunnen opvangen, beschikken ondernemingen in het MKB niet altijd over voldoende financiële buffers. Het is voor deze ondernemingen dan ook van groot belang dat iedere investering zorgvuldig wordt afgewogen. Dit begint met een goede analyse van de organisatie en de interne bedrijfsprocessen. Daarnaast is het belangrijk om een goed beeld te krijgen van de verwachte bedrijfsprestaties om een ROI (Return On Investment) calculatie te kunnen maken van de beoogde investering. Ook zal er in kleinere ondernemingen vanwege het beperkte budget afgewogen moeten worden welke investering prioriteit heeft. We zien bij MKB ondernemingen dan ook vaker dat er gekozen wordt voor investeringen die van toepassing zijn op een afgebakend vraagstuk binnen de onderneming. Dit terwijl grotere organisaties veelal investeren in een meer kostbare, maar bedrijfsbrede oplossing.

Integratie met bestaande systemen

Integratie met bestaande systemen is een relatief voordelige manier om als MKB onderneming bedrijfsprocessen te automatiseren. Neem nu de financiële administratie; Een van de eerste investeringen die een groeiende onderneming op administratief vlak maakt is de keuze voor een financieel of ERP pakket. Bij de uitrol van dit systeem worden processen in kaart gebracht en uniform gemaakt. Naarmate de onderneming groeit in omvang, neemt ook de druk op de administratie toe en moet de keuze worden gemaakt tussen uitbreiding van personele kosten, of investeren in verdere automatisering. Hierbij wordt de afweging gemaakt welk proces hoge kosten met zich meebrengt, maar ook welke integratie met bestaande applicaties er mogelijk is. Het is natuurlijk wenselijk dat e.a. aansluit op de bestaande processen en het eerder gekozen financiële systeem. Factuurverwerking is een voorbeeld van een proces dat zich uitstekend leent voor deze vorm van automatisering waarbij data opgehaald en weggeschreven wordt naar de achterliggende kernapplicatie.

Factuurverwerking, een kostbaar proces

Voor veel ondernemingen is het handmatig verwerken van inkoopfacturen een van de meest tijdrovende en dus kostbare processen die op de administratie plaatsvindt. Uit onderzoek blijkt dat de verwerking van 1 factuur een onderneming tussen de 20 en 24 euro kost op het moment dat deze handmatig wordt verwerkt. Onder verwerking van facturen wordt verstaan:
– Ontvangen en archiveren
– Controleren en boeken
– Circuleren en laten goedkeuren
– Communiceren met de leverancier over openstaande posten
– Administratieve afhandeling van betalingen

Factuurverwerking & fiattering met ImageCapture

Door het proces rondom de verwerking van facturen te automatiseren worden direct kosten bespaard op tijdrovende, menselijke handelingen maar ook op kostbare archiefruimte. Daarnaast wordt het verwerkingsproces transparant en verloopt het vele malen sneller. ImageCapture is gebruiksvriendelijke scanning software die volledig integreert met achterliggende systemen zoals uw financiële of ERP applicatie. Door deze integratie kan de software facturen bij binnenkomst herkennen, uitlezen en koppelen aan de juiste crediteur, waarbij alle relevante boekingsgegevens direct worden opgehaald uit uw administratie. De software maakt op basis van deze data een boekingsvoorstel waarbij grootboekrekening, kostenplaats en andere voor u relevante data automatisch worden gevuld. Facturen die gerelateerd zijn aan een eerder geregistreerde bestelling of ontvangst worden automatisch gematcht op prijzen, artikelen en aantallen. Wanneer de factuur volledig overeenkomt met de bestelling wordt deze direct ingeboekt in uw administratie. Kostenfacturen worden automatisch toegewezen aan fiatteurs die de facturen digitaal kunnen goedkeuren, opmerken of afkeuren. Om te voorkomen dat facturen ongezien betaald worden, wordt de boeking geblokkeerd aangemaakt in uw administratie. Nadat de facturen zijn goedgekeurd wordt de boeking gedeblokkeerd en kan de factuur betaald worden.

Voordelen geautomatiseerde factuurverwerking & fiattering op een rij